Alle functies

Rapporteren

Per kind of voor meerdere kinderen tegelijk, met onderwerpen en een tijdlijn.

• Typen, dicteren of inspreken
• Rapportage die ook over een ander kind gaat, verschijnt in beide dossiers
• Per rapportage delen met ouders of jeugdbeschermer

Inspreken en SiriAI

Spreek een rapportage in terwijl je nog in de auto zit. Hij komt als concept op je dashboard.

• "Hé Siri, rapportage" op iPhone, of een snelkoppeling op Android
• Niets komt in het dossier voordat jij het hebt gecontroleerd

Emoji-rapportage

Kind en gezinshuisouder kiezen gevoelens en gedrag met een emoji. Snel, en voor kinderen laagdrempelig.

• Tien gevoelens en twaalf soorten gedrag
• Het kind schrijft in de ik-vorm, de volwassene als observatie

Rustig menu met je eigen favorieten

Bovenin vier menu's: Zorg, Planning, Communicatie en Kwaliteit. Elk klapt uit met een korte uitleg per onderdeel. Daaronder je eigen favorietenbalk: met een ster zet je er tot zes onderdelen in, per medewerker en op elk apparaat.

• Hulp achter het vraagteken, Beheer achter het tandwiel
• Beheer in vijf groepen: Kinderen, Mensen, Inhoud, Geld en Organisatie
• Op de telefoon blijft de vertrouwde onderbalk

Zoeken in alles

Eén zoekbalk bovenaan (Ctrl+K) voor kinderen, rapportages, plannen, incidenten, afspraken, gesprekken en taken. Je vindt alleen wat je al mocht zien.

Dashboard

Wat vandaag aandacht vraagt: concepten ter controle, mijn taken, deze week, binnengekomen handtekeningen en verloopdatums. Blokken zet je in je eigen volgorde, en "Snel naar" vul je zelf.

Tijdlijn per kind

Rapportages, incidenten, afspraken, gesprekken, geplande afspraken en evaluaties op één lijn. Handig voor een evaluatie of een MDO.

Op je telefoon

Installeerbaar als app op je beginscherm, met een onderbalk voor de belangrijkste knoppen. Tabellen worden kaartjes, zodat niets buiten het scherm valt.

OverdrachtAI

Met één klik een overdracht voor collega of vervanger, en een aparte logeeroverdracht voor opa en oma.

• Vóór en na het weekend, de week of een eigen periode
• Medicatie, afspraken, belangrijke nummers en huisarts
• Logeeroverdracht toont alleen wat nodig is

Dagritme en eten

Bed- en opstaantijden per kind voor door de week en het weekend, en de afspraken over ontbijt, lunch en avondeten.

• Algemene eetafspraken plus eigen afspraken per kind
• Met één klik een ontwikkeldoel of leefbaarheidsafspraak

Medicatie met één tik

Op het dashboard zie je per kind wat nu moet: toegediend, of niet gegeven met een reden. Te laat kleurt rood.

• Elke dag, vaste dagen of zo nodig, met een einddatum bij een kuur
• Belangrijk medicijn niet ingenomen? De instructie verschijnt in beeld en er komt een taak
• Het kind tekent zelf af in het portaal

Documentenmap

Je documenten online in dezelfde mappen als op je computer. Een hele map uploaden in één keer, met eerst een overzicht van wat nieuw of gewijzigd is.

• Versie uit Word, en eerdere versies bewaard
• Informatiedocumenten gaan vanzelf naar Mijn documenten, de intake en je website
• Documenten voor één kind, alleen bij dat kind

Netwerk en telefoonnummers

Zorgverleners, school, familie, crisisdienst en noodnummers per kind. Bellen en WhatsApp met één tik.

Verloopdatums en documentenregister

VOG, beschikkingen, toewijzingen, ID-kaarten, BHV en SKJ-registratie. Op tijd een seintje per mail, en als feed in je eigen agenda.

• Leg vast waar het origineel ligt (map, apparaat of link) en wie het controleerde
• Het bestand zelf komt niet in de app

Datumprikker of vaste afspraak

MDO, evaluatie, oudergesprek, kindgesprek, bezoek, school, teamoverleg of intervisie. Met losse opties, of met een tijdblok: kies 9:00–12:00 en de duur, en de app maakt de momenten. Een dag kopieer je naar een andere dag.

• Deelnemers uit het team en de accounts bij het kind
• Externen zonder account, met rol en organisatie, en meteen bewaard als zorgverlener
• Online met Teams, Zoom of Meet, en wie de link maakt

Reageren met één klik

Iedereen, ook collega's, krijgt een mail met per moment een knop, per dag gegroepeerd. Op de telefoon tik je aan wat je kunt. Bevestigen zet de afspraak met agenda-bijlage in ieders agenda. Verzetten of afzeggen gaat met één bericht aan iedereen.

• Mails in jullie huisstijl, met logo en je eigen handtekening
• Automatische herinneringen, ook met knoppen
• Ouders, voogd en kind reageren ook in het portaal
• De jeugdbeschermer kan zelf een afspraak voorstellen

Inbreng vooraf

Vraag vóór een MDO, evaluatie of schoolgesprek iedereen rond het kind om inbreng: school, therapeut, ouders, voogd. Ook zonder account, via een persoonlijke link.

• Ieder krijgt alleen het leefgebied dat bij zijn rol past
• Per leefgebied een smiley en drie korte vragen, en een bijlage
• In de evaluatie neem je de inbreng met één knop over
• Ook: schoolbericht, tevredenheidsvragenlijst en netwerkanalyse

Herhalende afspraken

Elke week, twee weken, vier weken of maand. Schoolvakanties worden overgeslagen. Elke keer is een losse afspraak met eigen taken.

Taken

Alles wat nog moet, op één plek. Taken ontstaan uit gesprekken, incidenten, evaluaties, kostenplannen, uitstroomplannen en afspraken, met een link terug naar de bron.

• Standaardtaken per soort afspraak, zelf in te stellen
• Blok "Mijn taken" op het dashboard

Verslag vanuit de afspraak

"Verslag maken" opent Gesprekken met kind, datum en titel al ingevuld. Bij een bezoek: rapporteren over het bezoek.

Agenda

Alles met een datum op één plek: afspraken, bezoeken, taken, deadlines, verjaardagen en schoolvakanties, per week, maand of als lijst. Je Google-agenda's van het gezinshuis komen erbij.

• Rubrieken met een eigen kleur, aan en uit te zetten
• Per rubriek wie hem ziet: team, alleen beheer of privé
• Collega's zien van je eigen agenda alleen "bezet"

Agendafeed

Abonneer per rubriek in Google Agenda, Outlook of de agenda op je telefoon.

Na elk bezoek dezelfde avond een vraag

Een kwartier na het bezoek krijgen het kind, de ouder en de begeleider vanzelf een korte vraag: een smiley, een cijfer en een paar korte vragen. Twee tot vijf minuten.

• Wat het kind invult, leest alleen het team
• Bezoekbegeleider en jeugdbeschermer vullen in via een link, zonder account
• Zij downloaden hun eigen antwoorden voor het systeem van hun organisatie

Externen plannen mee

Bezoekbegeleider en jeugdbeschermer stellen zelf bezoekdata voor via de datumprikker. Jij bevestigt en iedereen krijgt de afspraak in zijn agenda.

• Herhalende bezoekregeling, met afzeggen en verzetten vastgelegd: wanneer en door wie

Contactmomenten

Een telefoontje of een appje tussen ouder en kind leg je in een halve minuut vast. Zo telt ook het contact tussen de bezoeken mee.

Wat zagen wij erna?

Na elk bezoek per kind een korte rapportage met een snelle stemming en vrije tekst, met de dag erna een herinnering. Zo ziet het team patronen per bezoeker.

Bezoek- en oudercontactverslagAI

Per maand, kwartaal, halfjaar of jaar een verslag met feiten en cijfers, hoe het kind en de ouder het beleefden, wat de begeleiding zag, wat opvalt en een advies. Klaar voor evaluatie, MDO en rechtbank.

• Eerste versie met de AI-hulp, jij leest na
• Delen met jeugdbeschermer en ouder zoals jij kiest, als pdf, of de gegevens als Excel
• Bij "elk kwartaal" komt de taak vanzelf

Zorgplan en evaluatiesAI

Plan van aanpak en evaluaties per leefgebied, met versies en ondertekening door ouders en jeugdbeschermer.

• Evaluatie voorbereiden uit de rapportages van de afgelopen periode
• Inbreng van school, therapeut en ouders per leefgebied overnemen
• Kies hoe uitgebreid: kort, middel, lang of uitgebreid
• Verfijn elk veld met een eigen instructie
• Analyse voor de gedragswetenschapper

SMART-doelenAI

De AI stelt ontwikkeldoelen voor op basis van het dossier. Jij kiest welke je overneemt.

Afsprakenregister

Eén register voor alle afspraken per kind, met status, looptijd en evaluatiedatum.

• Ontwikkeldoelen
• Veiligheidsafspraken
• Leefbaarheidsafspraken
• Huisregels en uitzonderingen per kind

Veiligheids- en leefbaarheidsplan

Stel een plan vast met aanleiding, doel, betrokkenen en evaluatiedatum, en koppel de afspraken eraan. Printbaar als één document.

Samen ondertekenen

Bundel afspraken en laat ze in één keer tekenen: in het portaal, of ter plekke op de tablet.

• Ouders, jeugdbeschermer en kind tekenen digitaal
• Een termijn voor ondertekenen, met halverwege vanzelf één herinnering
• Formulier "Werkafspraken gezagsdragers" bij de plaatsing
• Wie nog moet tekenen, zie je op het dashboard
• Onder elk getekend formulier, ook in de pdf, staat welke versie van het document is getekend: bewijs voor de audit

Voortgang volgen

Per afspraak vastleggen hoe het gaat. Het kind vult zelf "hoe gaat het met mij?" in, met een smiley.

Signaleringsplan

Vier fasen van groen tot rood, met bijdragen van kind, ouders, team en school. Externen doen mee via een tijdelijke link, zonder account.

Waarschuwingen

Gele, oranje en rode kaart per kind, met afspraken over wat er daarna gebeurt, zichtbaar voor wie het aangaat.

Kostenplan per kind

Verwachte kosten zoals fiets, beugel, laptop of schoolreis, met bedrag, moment en wie betaalt. Plus wat er met kinderbijslag en zak- en kleedgeld gebeurt, en of het geld echt binnenkomt.

• Zak- en kleedgeld met de Nibud-indicatie voor de leeftijd
• Ouder en voogd geven per post akkoord in het portaal
• Verzoek om bijdrage als pdf of direct per mail, met automatische herinnering (standaard uit)
• Per maand afvinken of het geld binnen is, met "Betalingen controleren" op het dashboard
• Voorschieten en afbetalen in termijnen
• Kosten per kind en jaar, ook naar Excel

ToekomstplanAI

Tien leefgebieden, van wonen en school tot geld en relaties. Het kind vult het zelf in, met versies door de jaren heen.

• Schooladvies en zelfstandigheid
• "Wat is veranderd" en een analyse op één knop

Portaal voor ouders en jeugdbeschermer

Meelezen met gedeelde rapportages, plannen en verslagen, digitaal tekenen, formulieren invullen en documenten ontvangen.

Portaal voor het kind

Eigen afspraken in gewone taal, het eigen verhaal en toekomstplan, en wekelijks "hoe gaat het met mij?".

Verhaal van het kindAI

Een boekje over het leven van het kind, met bijdragen van gezinshuisouders, ouders, school, huisgenoten en het kind zelf.

• Hulpvragen voor wie niet weet wat te schrijven
• Van losse antwoorden één verhalende tekst maken
• Het kind deelt zijn boekje zelf via een leeslink, en trekt die ook weer in

Bijdragen van derden

School, therapeut, opa of oma schrijven mee aan het signaleringsplan of het verhaal via een tijdelijke link. Geen account nodig.

Documenten van het gezinshuis

Huisregels, bezoekbeleid, vakantieafspraken, bedtijden en je voorwaarden staan in het portaal. Per document bepaal je wie het ziet. Je uploadt je eigen Word-bestand; de versie en de ingangsdatum komen daar vanzelf uit.

• Een kind ziet alleen wat voor een kind bedoeld is
• Bij een nieuwe versie krijgen ouders en jeugdbeschermer een melding
• Algemene voorwaarden, privacyverklaring en klachtenprocedure ook op je eigen website, met versie en datum
• Voorblad en achterpagina in jullie huisstijl op pdf's, en opslaan als Word

Klachtenprocedure

Kind en ouders dienen een klacht of zorg in via het portaal, met vastgelegde stappen tot en met de onafhankelijke route. Bij Contact zien ze ook de onafhankelijke vertrouwenspersoon van Jeugdstem.

Documenten delen

Beschikkingen, verslagen en brieven veilig delen met de juiste betrokkenen, per kind of per groep.

Mailen vanuit het dossier

Kies een kind en de gekoppelde ouders, jeugdbeschermer en het kind verschijnen als ontvangers. Verzenden via je eigen mailserver, in jullie huisstijl en met je eigen handtekening. Al je mail met betrokkenen op één plek? Dat doet de uitbreiding Postvak.

Functioneringsgesprek

Een vast gesprekstype voor medewerkers en vaste vervangers. Alleen de beheerder maakt het aan, en alleen de beheerder en wie erbij was zien het.

Gesprekken uit een opnameAI

MDO, evaluatiegesprek, oudergesprek of teamoverleg: van opname naar verslag met besluiten en actiepunten.

• Werkt met een transcript uit je telefoon, een opnameapparaat of Teams
• Actiepunten worden met één klik taken of afspraken
• Het transcript wordt gewist zodra het verslag definitief is
• Per verslag kies je wie het mag lezen

Intervisie ingebouwd

Intervisie met collega-gezinshuisouders van buiten, met een eigen account dat alleen de intervisie ziet. Geen kinddossiers.

SKJ-uren en reflectie

Intervisie, coaching en scholing bijhouden, en een reflectieverslag voor je SKJ-herregistratie.

Protocollen en kennisbank

Jullie protocollen en werkwijzen op één plek, met een kennisbank, telefoonnummers en veelgestelde vragen voor het team. Dertien basisprotocollen meegeleverd.

Hulp in de app

Een handleiding per rol, met zoeken en printen. De "?"-knop opent het hoofdstuk van het scherm waar je bent. Ook voor ouders, kind en jeugdbeschermer.

Incidentenregister

Incidenten vastleggen met soort, ernst, betrokkenen en uitgezette acties. Overzicht per kind en per periode, en een taak voor wie iets moet oppakken.

• Meldcode geraadpleegd en uitkomst Veilig Thuis
• Melding bij de IGJ met toelichting

Dossierstatus per kind

Eén lijstje met wat nog ontbreekt: basisgegevens, plaatsing, betrokkenen, zorgplan, veiligheid, formulieren, CBS. Klik op een punt om het aan te vullen.

Risicoprofiel per kind

De risico-inventarisatie voor ieder kind: per onderwerp laag, midden of hoog, waar je het aan ziet, wat jullie afspreken en wie dat doet. Het team vult in, een gezinshuisouder of de gedragswetenschapper stelt het vast.

• Weglopen, agressie, zelfbeschadiging, middelen, online, seksuele ontwikkeling, water, brand, vervoer, contact met ouders, medisch en geheime plaatsing
• Met evaluatiedatum, versies en pdf
• Alleen voor het team, nooit voor ouders, kind of jeugdbeschermer

Veiligheidscontroles

Rookmelders, vluchtroutes, verbanddoos, blusmiddelen en ontruiming als vaste controles met een eigen ritme. Wat aan de beurt is, staat in Taken; afvinken legt datum en naam vast.

• Eigen controles toevoegen of uitzetten
• De historie is je bewijs voor de audit

Veiligheidsmaatregelen

Vast kopje in het veiligheidsplan: nee, of ja met grondslag, wie het beoordeelde en wanneer de herbeoordeling is. Staat ook op de print.

Leefklimaat en exitvragenlijst

Elk jaar meten hoe kinderen het wonen ervaren: vanaf 8 jaar zelf in het portaal, met jonge kinderen samen. Bij vertrek een exitvragenlijst voor kind, ouders en jeugdbeschermer.

• Antwoorden per kind alleen voor de gedragswetenschapper en wie de lijst afnam
• Het team ziet de samenvatting en de vergelijking met vorig jaar

Datalekregister

Elk datalek vastleggen, met risico-inschatting, het besluit over melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en een taak om binnen 72 uur te beslissen.

Vergewisplicht

Per teamlid: wanneer gecontroleerd, hoe (VOG, SKJ-register, referenties, diploma's, waarschuwingsregister, gesprek) en door wie.

Formulieren en formulierenmaker

Standaardformulieren zoals toestemmingen, en je eigen formulieren met je eigen vragen.

• Samen of apart invullen
• Ouders vullen in en tekenen in het portaal

VECOZO-import

Plak een JW301-toewijzing en het kind wordt aangemaakt of bijgewerkt, met de einddatum als verloopdatum.

CBS-export

De halfjaarlijkse CBS-levering Beleidsinformatie Jeugd als bestand, met woonplaatsbeginsel, soort plaatsing en outcome-vragen.

Uitplaatsing

Accounts, documenten en abonnementen per kind, met een overdrachtsdossier en een checklist om te laten tekenen.

Declaraties inlezen

Sleep je DeclarEasy-archief met JW323- en JW325-berichten in de app, ook meerdere jaren tegelijk. Wat al is ingelezen telt niet dubbel.

• Facturen per e-mail aan een gemeente lees je in vanuit de pdf
• Ingediend, toegekend en open per kind, gemeente en maand

Arrangementen en tarieven

Toewijzingen met looptijd, volume en budget. Tarieven per jaar komen vanzelf uit je declaraties.

• Tariefstijging naast inflatie en cao-lonen, met de CBS-cijfers
• Op tijd een seintje voordat een toewijzing afloopt

Analyses

Bezetting per maand ten opzichte van je plaatsen, gemiddelde verblijfsduur, omzet per gemeente en een prognose voor de rest van het jaar.

Jaaropgave en jaarpakket

Een jaaropgave per gemeente als pdf, en één Excel voor de accountant. Kinderen alleen met initialen.

Financiële rechten

Per medewerker bepaal je of die het kostenplan en de declaraties mag zien of bewerken. Een gedragswetenschapper krijgt nooit declaraties of tarieven. Ouders, voogd en kind zien de arrangementen nooit.

Intakemodule

Verwijzer, ouders en jeugdbeschermer vullen de aanmelding in via een eigen link, per thema.

• Voorgeschiedenis, aandachtspunten en zorgen
• Sterke kanten en kansen
• Gezin, school, diagnostiek, begeleiding en vrije tijd

MatchingAI

Alle bijdragen naast elkaar, met een afweging of het kind past bij jullie gezinshuis en de kinderen die er al wonen. Een vaste procedure in zeven stappen.

• Per stap de juiste documenten mailen, met de mail al klaargezet
• Waarschuwing als de jeugdige boven jullie leeftijdsgrens zit

Aanmelden via je website

Heb je een website die de koppeling ondersteunt, dan komen aanmeldingen en contactberichten versleuteld binnen bij Intake & matching en in het Postvak. De website toont jullie vrije plaatsen.

• Er gaat nooit informatie over kinderen naar de website
• Een aanmelding waar niets mee gebeurt, wordt vanzelf opgeruimd

Instroomplan

Na een positief besluit start een controlelijst: matchingsstappen, financiering, contracten, praktische zaken en de eerste weken.

• Wat de app al weet, vinkt hij zelf af
• Proefplaatsing van 30 dagen met evaluatie en besluit

Uitstroomplan

Bestemming, MDO's, aanvullende afspraken en een takenlijst, met gekoppelde gesprekken. Open punten worden taken met een deadline vóór de uitstroomdatum.

Bouwstenen van Hechting

Het instrument voor hechting, ingebouwd in het dossier.

Eigen installatie

Per gezinshuis een eigen database en adres, in je eigen huisstijl, gehost in Nederland.

Rechten per medewerker

Per collega zet je aan of uit wat die mag: kostenplan, declaraties, postvak, mail versturen, gesprekken, incidenten, plannen, bezoek, documenten, export, kwaliteit. Wat uit staat, verdwijnt uit het menu en de app weigert het ook via een omweg.

• Profielen zoals Volledig en Stagiair / invalkracht, en eigen profielen zoals "Nachtdienst"
• Iedere collega ziet bij "Wat mag ik?" wat wel en niet mag
• Wijzigingen staan in het toegangslog

Tweestapsverificatie

Verplicht voor het team. Op je eigen apparaat kies je voor 30 dagen onthouden.

Toegangslog

Wie wanneer welk dossier heeft bekeken, gewijzigd, geprint of geëxporteerd. Nooit met inhoud.

Archief en bewaartermijn

Na het uitstromen 20 jaar bewaard. Vernietigen met een verklaring, eerder alleen met een reden.

Volledig dossier

Per kind een complete pdf en een exportbestand, voor een inzageverzoek of een overdracht.

Versleutelde back-up

Elke dag automatisch, met een hersteltest op één knop.

Overstappen met bestaande dossiers

Download het Excel-sjabloon, vul kinderen, netwerk en zorgverleners in en importeer in één keer. Eerdere rapportages uit een ander systeem lees je in als CSV. Je ziet eerst wat er geïmporteerd wordt.

• Bestaande kinderen worden niet dubbel aangemaakt
• BSN staat bewust niet in het sjabloon
• Eerdere afspraken en handtekeningen leg je historisch vast

Bibliotheek

Jullie formulieren, teksten en protocollen als één set bewaren of delen, zonder kindgegevens en met namen automatisch vervangen. Sets van GezinsIQ met één klik toevoegen: basisprotocollen, basisteksten en feedbackvragenlijsten.

• Eigen teksten worden nooit zomaar overschreven
• Klaar met inrichten? Vergrendel het toevoegen van sets

Updates zonder FTP

Een nieuwe versie installeer je vanuit de app, of wij doen het voor je. De huidige versie blijft bewaard als terugvaloptie. "Wat is er nieuw" staat in de app.

Eigen gegevens, nergens anders

Een installatie met jouw organisatienaam toont nergens gegevens van een ander gezinshuis. Wat leeg is, blijft leeg.