Uitbreiding € 29,-€ 35,09 per maand bij elk abonnement
Postvak: de mail van je gezinshuis, in het dossier
Ouders, de jeugdbeschermer, school, de gedragswetenschapper: de meeste afstemming gaat per mail. Die mail staat nu in iemands eigen inbox, buiten het dossier, en is weg als die persoon vertrekt of ziek is. Met Postvak komt het gedeelde mailadres van je gezinshuis in GezinsIQ binnen, bij het juiste kind, en ziet alleen wie erbij hoort het.
Herken je dit?
"Heeft iemand de moeder teruggemaild?"
Mail komt binnen bij één persoon. Of hij is beantwoord, en wat er is afgesproken, weet de rest van het team niet. In de overdracht gaat het mis.
Belangrijke afspraken in een inbox
De jeugdbeschermer bevestigt een bezoekregeling per mail. Voor het dossier moet je hem kopiëren of printen, en dat gebeurt niet altijd.
Iedereen ziet alles
Met een gedeelde mailbox leest elke collega elke mail, ook over kinderen waar hij niets mee te maken heeft. Dat past niet bij de privacyregels.
Zo ziet het eruit
Een mail van de therapeut over Noor: je leest hem met de achtergrond uit het dossier ernaast, zet hem in het dossier, maakt er een taak van en legt hem weg tot maandag.
Wat Postvak doet
Het gedeelde adres van je gezinshuis, bijvoorbeeld gezinshuis@ of post@, komt in GezinsIQ binnen. Je leest, beantwoordt en handelt mail af zonder de app uit te gaan, met het dossier van het kind ernaast.
Vanzelf bij het juiste kind
Is de afzender een bekende betrokkene, dan komt de mail meteen bij die persoon en het kind. Een onbekend adres koppel je één keer. Een gesprek kan ook zonder kind, bijvoorbeeld voor het team of een MDO.
Alleen voor wie erbij hoort
Een medewerker ziet alleen mail over kinderen waar hij bij betrokken is. Collega's zien hooguit dát er een vraag ligt en hoe lang al, nooit de inhoud. De gedragswetenschapper doet mee waar hij voor is uitgenodigd. Elke inzage staat in het toegangslog.
Antwoorden en afhandelen in één keer
Je antwoordt met je eigen naam vanaf het adres van het gezinshuis, met je eigen handtekening. Versturen en afhandelen doe je in één klik. Wacht je op antwoord, dan zegt het Postvak het als er na een paar werkdagen nog niets terugkwam. En een mail die nu niet kan, leg je weg tot morgen of maandag.
Mail en dossier werken samen
Bij elke mail zie je bij welk kind hij hoort, de laatste rapportage, de open taken en eerdere mails van dezelfde afzender. Met één knop maak je een taak of een afspraak, of zet je een bijlage bij de documenten van het kind. Je ziet ook als een collega dezelfde mail al aan het beantwoorden is.
Ook wat je uit Outlook verstuurt
Antwoord je vanuit je eigen mailprogramma, dan komt dat antwoord gewoon bij het juiste gesprek in het Postvak. Ben je weg? Zet in de app een afwezigheidsbericht aan, met een begin- en einddatum. Het gaat één keer per afzender, nooit naar nieuwsbrieven en nooit met inhoud over kinderen.
Bijlagen uit het dossier
Stuur een evaluatie, verslag of document uit de app mee als pdf, zonder eerst te downloaden. Je ziet alleen stukken van de kinderen bij die mail, en de app vraagt of iedere ontvanger het mag zien. In het dossier van elk kind staat alle mail over dat kind bij elkaar.
Je mail blijft van jou
GezinsIQ haalt de mail op uit je eigen mailbox. Wat je verstuurt, staat ook in de map Verzonden. Je stelt het zelf in, in de app.
Ook in Postvak
- Meer postvakken: naast het gezinshuispostvak bijvoorbeeld een voor de administratie, en een persoonlijk postvak dat alleen jij ziet
- Standaardantwoorden met een vaste vervolgstap, zoals "wacht op antwoord"
- Bijlagen: bekijken, meesturen en met één klik in het dossier zetten
- Veiligheidscontrole: een waarschuwing als je "bijlage" schrijft zonder bijlage, of als de naam van een kind in het onderwerp staat van een mail naar buiten
- Concept-antwoord met AI (als je een AI-sleutel hebt): jij leest het altijd na, er gaat nooit iets vanzelf de deur uit
- Sneltoetsen voor wie veel mail doet, en op de telefoon grote knoppen
- Stukken meesturen als beveiligde link met een verloopdatum: komt eraan
Postvak is een uitbreiding met een eigen maandprijs; het zit niet in Basis. Op Wat komt eraan zie je wat er nog bijkomt.
Prijs
€ 29€ 35,09 per maand bovenop je abonnement, of € 319,-€ 385,99 per jaar met het jaarvoordeel. Exclusief btw.Inclusief btw.Exclusief btw; het bedrag inclusief btw staat erbij.
- In de gratis proef staat Postvak aan.
- Wat er nog bijkomt, zoals stukken meesturen als beveiligde link, zit in dezelfde prijs.
- Toevoegen gaat direct in; afzeggen per de volgende periode. Wat al binnenkwam, blijft leesbaar in het dossier.
Wat je nodig hebt
- Een gedeeld mailadres voor je gezinshuis, bij je eigen mailprovider
- De inloggegevens van die mailbox (IMAP). Je vult ze één keer in, in de app; het wachtwoord wordt nooit meer getoond
- Geen extra software, en niets op je telefoon: het werkt in GezinsIQ zelf
Postvak heeft geen tijdregistratie. Het is gemaakt om mail goed te bewaren en bij de juiste mensen te krijgen, niet om je werk te meten. AI gebruik je alleen als je dat zelf wilt, met je eigen sleutel.