Handleiding voor het team

Inloggen en beveiliging #

• Je logt in met je gebruikersnaam en wachtwoord, en daarna met een code uit je authenticator-app (Google Authenticator, Authy of Microsoft Authenticator). Op je eigen telefoon of laptop kun je "dit apparaat 30 dagen onthouden" aanzetten.
• Wachtwoord vergeten? Gebruik de knop op het inlogscherm; je krijgt een e-mail met een link die een uur geldig is.
• Na 5 foute pogingen wacht de app 15 minuten. Een beheerder kan blokkades opheffen bij Beheer → Veiligheid & back-up.
• Log uit op gedeelde apparaten. De app logt zelf uit als je lang niets doet.

Dashboard #

• Het dashboard toont wat vandaag aandacht vraagt: medicatie van vandaag, nieuwe berichten ("Nieuw voor jou"), je taken, de afspraken van deze week, ingesproken rapportages om te bevestigen en signalen rond plaatsing.
• Snel naar zijn jouw eigen knoppen. Klik op "aanpassen" om te kiezen welke acht er staan; de eerste wordt de blauwe hoofdknop. Dit wordt per apparaat onthouden.
• Op de telefoon staan de belangrijkste schermen in de balk onderin; de rest vind je onder "Meer".
• Met "dashboard indelen" (onder de blokken) zet je de blokken in jouw volgorde of klap je ze in.

Rapporteren #

• Kies het kind, schrijf de rapportage en sla op. Het veld "Datum van de gebeurtenis" gebruik je als je over een eerdere dag schrijft; de invoerdatum blijft altijd bewaard.
• Een snelle dagrapportage kan ook per kind met één regel per onderwerp.
• Taak of afspraak inspreken: met de Siri-opdrachten "taak" en "afspraak" maak je een taak voor jezelf of een voorstel voor een afspraak. Een afspraak wordt pas een echte afspraak (met uitnodigingen) als je hem bij Planning omzet.
• Documentenregister (alleen beheerders, bij Verloopdatums): leg vast waar een VOG, diploma of ander belangrijk document ligt. Het bestand zelf staat niet in de app.
• Inspreken: via "Inspreken" of de Siri-opdracht op je iPhone komt een gesproken rapportage binnen als concept. Op het dashboard bevestig je hem (de AI maakt er nette tekst van, jij controleert).
• Rapportages zijn standaard alleen voor het team. Delen met een ouder of voogd doe je bewust per rapportage (knop "Delen").

Dossier #

• Uitstroom, aanvullingen (sinds 5.126): een gekozen gespreksmoment zet je met één knop in Planning; bij een ongeopend bericht stuur je een herinnering; in de brief kun je de feiten sinds het besluit opnemen (alleen aantallen). Bij Instroom leg je de beëindigingstermijn vast en laat je de jeugdbeschermer die bevestigen; dat staat later vanzelf in de uitstroombrief.
• Uitstroom in stappen (sinds 5.125): bij Dossier → Uitstroom start je met de datum van het besluit en de afgesproken termijn; een vaste vertrekdatum is nog niet nodig. De app rekent een streefdatum uit, zet taken klaar en laat bovenaan zien wat nu aan de orde is: afspraken bevestigen, voortgang vragen, en bij een verstreken termijn duidelijkheid vragen met vijf vaste vragen. Je kiest zelf de uiterste datum, of jullie nog meedoen aan nieuwe trajecten en of je een gesprek voorstelt. De ontvanger antwoordt via een persoonlijke link; het antwoord staat in het logboek. Geen antwoord: opschalen naar de leidinggevende en de gemeente, daarna de formele opzegging. Vul de definitieve vertrekdatum in zodra hij er is en klik Vertrekdatum vaststellen.
• Per kind: rapportages, documenten, medicatie, zorgplan, evaluaties, signaleringsplan, afspraken, verhaal van het kind, netwerk en zorgverleners.
• Documenten kun je uploaden, laten ondertekenen (ook door ouders en voogd in hun portaal) en doorzetten naar het externe dossier.
• Medicatie: stel per kind de medicijnen in (elke dag, vaste dagen of zo nodig; per moment een tijd; bij een kuur een laatste dag). Op het dashboard tik je ✓ Toegediend of Niet gegeven met een reden; te laat is rood. Zet Belangrijk aan met wat je moet doen als het niet is ingenomen: dan verschijnt die instructie meteen en komt er een taak. Zet Kind tekent zelf af aan als het kind zijn medicatie zelf beheert; het kind tekent dan af in het portaal en jullie zien het met 🧒. Een losse paracetamol hoef je niet te registreren.
• E-mail: alle mailwisselingen uit het Postvak over dit kind, ook afgehandelde. Klik erop om de mail in het Postvak te openen.
• Gebruik "Verslag uit selectie" om van een reeks rapportages een verslag te maken voor een evaluatie of MDO.
• Kostenplan → wat mag je ouders vragen (sinds 5.117): een gezinshuis stuurt ouders geen factuur of bijdrageverzoek en ontvangt geen geld van ouders op de eigen rekening (de meeste inkoopcontracten verbieden dat). Ouders aanspreken op hun onderhoudsplicht mag wél. Verzoek om bijdrage aan ouders vraagt daarom om onderhoud: rechtstreeks betalen of op de rekening van het kind. Alleen als je contract betalingen aan het gezinshuis toelaat, zet je bij Beheer → Organisatie → Kostenplan-sjabloon "Betalingen van ouders aan het gezinshuis" op toegestaan. Voorgeschoten kosten verhaal je via de jeugdbeschermer (bijzondere kosten) of de gemeente.
• Kostenplan → Nakomen volgen (sinds 5.116): alle posten die de ouder(s) betalen op één kaart. Maandelijks: per maand afvinken; eenmalig of jaarlijks: nagekomen ja/nee. Blijft het uit, dan volgt de route herinnering → gesprek → melding aan de jeugdbeschermer, met een mail die jij aanpast en verstuurt. Afspraken zonder bedrag worden bewaakt: bij naderen of verstrijken van de uiterlijke datum krijgt het team een melding, gaat de taak op hoog en ziet de verantwoordelijke een herinnering in het portaal; de knop Herinnering sturen is jouw klik. Wat je bijhoudt komt als feiten in de aankaart-brief (aanleiding "afspraken worden niet nagekomen").
• Kostenplan → Voorstel voor het hele gezin (sinds 5.115): heeft een kind broers of zussen in huis, vink dan in het voorstel Voor het hele gezin aan. Je werkt één lijst af en vinkt per regel aan voor welke kinderen hij geldt; de beoordelaars van alle kinderen staan in stap 2 klaar en beoordelen ieder alleen het eigen kind. Het gezin krijgt één mail. Bij het voorstel staat daarna de knop Gezins-pdf (voorblad, gezinsblad, blad per kind).
• Kostenplan → Kostenafspraken aankaarten (sinds 5.114): een overzicht per gezin (broers en zussen samen) met per onderdeel wat is afgesproken, wat jullie in de praktijk zien en wat het gezinshuis per jaar aanvult (eigen schatting, of berekend uit het kostenplan; instelling bij Beheer → Organisatie → Kostenplan-sjabloon). Klik op een regel om de praktijk in te vullen, eventueel voor het hele gezin tegelijk. Met Aankaarten bij de jeugdbeschermer kies je aanleiding, onderwerpen en hoe je het wilt regelen (driegesprek, eerst via de jeugdbeschermer, of direct een voorstel in het portaal); de app maakt een vriendelijke, kindgerichte brief die je kunt aanpassen. De ouder schrijf je niet aan, zet je in cc of krijgt een eigen zachtere brief. De mail krijgt een pdf-bijlage met voorblad, brief en het overzicht. Er gaat niets uit zonder je klik; je krijgt een opvolgtaak op de reactiedatum en de brief staat bij Documenten (alleen intern).
• Afspraken zonder bedrag in een kostenplan-voorstel (knop "Afspraak zonder bedrag"): bijvoorbeeld een eigen bankrekening openen, de schoenmaat afstemmen vóór aankoop, cadeaus in overleg. Je kiest wie verantwoordelijk is en de uiterlijke datum. Na akkoord wordt het een externe taak die het team bewaakt; de ouder of jeugdbeschermer meldt in het portaal "Gedaan".

• Uitstroom → Exitvragenlijst: stuur bij vertrek de exitvragenlijst. Kind, ouder(s) en jeugdbeschermer staan standaard aangevinkt; zet uit wie je niet wilt vragen. Wie een account heeft, ziet de vragen in het portaal; anderen krijgen een persoonlijke link per e-mail. Stuur de lijst vóór of op de vertrekdag, want daarna is het account van het kind vaak niet meer actief. De antwoorden zie je bij het kind onder Inbreng.

Agenda #

• Zorg → Agenda toont alles met een datum in een week, maand of lijst: afspraken en bezoeken uit Planning, taken met een deadline, verloopdatums, verjaardagen, schoolvakanties en jullie Google-agenda's.
• Rubrieken: elke afspraak heeft een rubriek met een kleur. Tik op een rubriek om hem aan of uit te zetten. Bij Taken zie je je eigen taken; vink "taken van iedereen" aan voor alles. Met "Alle kinderen" filter je op één kind.
• Google-agenda's van het gezinshuis (beheerder): Rubrieken & Google-agenda's → plak het "Geheime adres in iCal-indeling" (Google Agenda → Instellingen → de agenda → Agenda integreren) en kies de rubriek. De app leest alleen; plannen doe je in Google. Ophalen gebeurt ongeveer elk kwartier, of met "Nu verversen".
• Maak app-afspraak: klik op een Google-afspraak, kies kind, soort en rubriek, en bij een herhaling eventueel de hele reeks. Datum, tijd, titel en plaats volgen daarna Google. Staat een afspraak niet meer in Google, dan blijft hij staan met "niet meer in Google".
• Wie ziet wat: per rubriek kies je hele team, alleen beheerder(s) of privé. In Planning kies je per afspraak de rubriek.
• Mijn eigen agenda erbij: je persoonlijke agenda zie je zelf volledig; collega's zien alleen "bezet".
• Abonneren: maak een persoonlijke link om de afspraken (alles of per rubriek) in je eigen Google- of Outlook-agenda te zien.

Rooster & vervanging #

• In het rooster: de beheerder zet bij Beheer → Gebruikers het vinkje "In het rooster" aan, voor vervangers en medewerkers.
• Rooster (eerste tabblad): een week met per persoon een rij. De planner klikt op een vak en kiest een dienst ("Inroosteren" of "Eerst vragen") of een blok van meerdere dagen. Onderaan staat de bezetting per dienst; tekorten zijn rood.
• Diensten (Instellingen): naam, tijden, kleur en minimale bezetting. Een nachtdienst loopt door tot de volgende dag.
• Roostervoorstel (planner): klik op "🪄 Roostervoorstel" en kies de periode. De app vult de diensten met een minimale bezetting en let daarbij op verlof en ziekte, op wie niet kan, op 11 uur rust tussen diensten, op de max. uren per week en op voorkeuren. Weekenden, nachten en feestdagen verdeelt hij eerlijk, gekeken over de afgelopen 3 maanden. Het voorstel staat met stippellijnen in het rooster en nog niets is opgeslagen. Haal weg wat je niet wilt (✕), lees onder "Waarom deze keuzes?" de reden per dienst, en klik op "Inroosteren" of "Eerst vragen". Wat niet in te vullen is, staat er in rood bij.
• Rust (Instellingen): hoeveel uur rust het roostervoorstel minimaal aanhoudt tussen twee diensten (0 = niet controleren), eventueel alleen voor wie in loondienst is.
• Voorkeuren: met "Mijn voorkeuren" geef je per dienst aan of je hem graag of liever niet doet. De planner ziet bij "Voorkeuren" iedereen en stelt per persoon de max. uren per week in.
• Gepland = gewerkt (Instellingen): na afloop komen de uren vanzelf bij Uren & vergoeding. Klopt het niet, klik dan op "Afwijking doorgeven" (later weg, eerder klaar, andere tijden, ziek). De planner keurt de afwijking goed.
• Verlof & ziek: vraag verlof aan met de eerste en laatste dag; het aantal uur komt uit je rooster, en dat kun je aanpassen. De planner keurt goed. Bovenaan staat je saldo (recht, meegenomen, opgenomen). "Ziek melden" en "Beter melden" gaan met één knop, zonder reden. Collega's zien alleen "afwezig".
• Verlofrecht (beheerder): bij Verlof & ziek → "Verlofrecht instellen" per persoon: uren per jaar en wat is meegenomen uit vorig jaar.
• Betaalwijze (Gegevens, planner): dagvergoeding, zzp of loondienst. Bij loondienst telt de app alleen uren; die staan in de maand-zip voor de salarisadministratie.
• Mijn beschikbaarheid (vervanger): tik in de maand op een dag: kan → misschien → kan niet → leeg. Klik op Opslaan.
• Wie kan wanneer (beheerder): alle vervangers per dag in één overzicht; 🔁 betekent al ingepland.
• Nieuwe periode (beheerder): kies van–tot met tijden, de reden en wie je vraagt. Bij elke naam zie je hoeveel dagen die persoon kan. De vervangers krijgen een melding en antwoorden met "Ja, ik kan" (de hele periode, of een deel met vanaf- en tot-tijd) of "Kan niet". Is de hele periode gedekt, dan staat hij op "Rond"; blijft er een stuk open, dan op "Deels", met het gat erbij.
• Ruilen: een ingeplande vervanger klikt op "Ruilen" en vraagt een collega of iedereen. Wie het overneemt, klikt op "Ik neem het over". Bij Instellingen kies je of ruilen vrij mag, goedkeuring nodig heeft of uit staat.
• Agenda: vervangingsperiodes staan in de rubriek Vervanging & diensten.
• Uren & vergoeding (vervanger): klik op "Vastleggen" (of "Uit periode …") en vul in van wanneer tot wanneer je er was. Per dag zie je de vergoeding. Vink de dagen aan en klik op "Betaalverzoek indienen"; een Tikkie-link mag erbij.
• Betaalverzoeken afhandelen (beheerder): zet een verzoek op "Ontvangen" en daarna op "Betaald", of wijs het af. Met "Bankafschrift inlezen" (csv of camt.053 van de bank) gaan betaalde verzoeken vanzelf op betaald, als het kenmerk in de omschrijving van de betaling staat.
• Zzp-vervangers: zet bij Gegevens "Zzp'er" aan en kies de btw. De vervanger dient dan een factuur in ("Factuur uploaden") in plaats van een betaalverzoek, en vult zelf de bedrijfsgegevens in. Een factuur die per mail komt, leg je in het Postvak vast met "💶 Als factuur" bij de bijlage.
• Selfbilling: met een schriftelijke afspraak (aanvinken bij Gegevens) maakt "Factuurvoorstel maken" de factuur namens de zzp'er. De zzp'er keurt het voorstel goed.
• Maand voor de boekhouding (beheerder): kies de maand. "Zip downloaden" geeft een overzicht en alle pdf's; "Maand afsluiten en mailen" stuurt de zip naar het ingestelde adres van de boekhouding.
• Vergoedingsregels (beheerder): dagvergoeding, vanaf hoeveel uur een hele dag telt en welk deel je betaalt bij korter. Dit stel je in voor iedereen, en eventueel anders per vervanger.

Taken #

• Alles wat nog gedaan moet worden: uit gesprekken (actiepunten), incidenten, afspraken uit Planning, of zelf toegevoegd.
• Ook vanuit een evaluatie (nieuwe doelen en advies), het kostenplan (open posten) en het uitstroomplan (nog niet afgevinkte punten) zet je met de knop "Taken" regels direct in Taken; de taak linkt terug naar de bron.
• Filters: Voor mij, Alles open, Team (niet toegewezen), Extern (ligt bij iemand buiten het team, wij bewaken alleen), Afgerond.
• Afvinken kan direct in de lijst of op het dashboard. De gedragswetenschapper ziet alleen de eigen taken.

Planning #

• Nieuwe afspraak: kies de soort (MDO, evaluatie, oudergesprek …), het kind, een vaste datum of een datumprikker met 2 tot 6 opties, de plaats (gezinshuis, ander adres of online met "wie maakt de link"), de deelnemers en de taken die erbij horen.
• Deelnemers met een account krijgen een melding en een mail met knoppen; externen zonder account krijgen een persoonlijke link per mail, of je kopieert de tekst voor WhatsApp.
• Bij een prikker zie je per optie wie kan. Klik "Kies" bij de beste optie: iedereen krijgt de bevestiging met agenda-bijlage en de taken komen in Taken te staan.
• Verzetten en afzeggen sturen vanzelf een bericht. Herinneringen gaan automatisch; met "Herinnering sturen" kan het ook direct.
• Een voogd met het vinkje "mag afspraken voorstellen" kan een voorstel indienen; dat verschijnt onder "Voorstellen". Jij zet het om of wijst het af.
• Herhalen: vink bij een vaste datum "Herhalen" aan (elke week, 2 weken, 4 weken of maand, N keer). Schoolvakanties worden overgeslagen als je ze hebt ingevoerd (knop "Schoolvakanties", ook uit een agenda-bestand). Elke keer is een losse afspraak; "Rest van de reeks afzeggen" doet de toekomstige in één keer.
• Taaksjablonen: welke taken er standaard bij een soort afspraak komen, stel je in met de knop "Taaksjablonen".
• Verslag: is de afspraak geweest, klik "Verslag maken": Gesprekken opent met alles ingevuld. Daarna staat "✓ verslag" bij de afspraak.
• Bezoek: bij soort Bezoek verschijnt het blok "Bezoek en oudercontact": soort bezoek, met wie, wie begeleidt (team, externe bezoekbegeleider via link of account, jeugdbeschermer), wie na afloop de vraag "Hoe was het?" krijgt (kind, begeleider, ouder, jeugdbeschermer), wie het verslag leest en of er periodiek een verslag moet komen. De vraag gaat vanzelf een kwartier na de eindtijd; op de kaart kun je hem ook handmatig versturen. Begeleiden jullie zelf nooit bezoek? Klik dan als beheerder onder "Wie begeleidt het bezoek" op Wij begeleiden zelf nooit bezoek: "Het team" verdwijnt uit de keuzes en een begeleid bezoek staat voortaan standaard op externe bezoekbegeleider. Kies je onbegeleid, logeren of bellen, dan zet de app de begeleiding op niemand.
• In je eigen agenda: Beheer → Verloopdatums → "In je eigen agenda" geeft een feed-link voor Google Agenda (alleen lezen). Per afspraak kan ook ".ics".

Bezoek & contact #

• Reeks ter akkoord (sinds 5.120): een jeugdbeschermer of bezoekbegeleider met "mag voorstellen" stelt een reeks voor (bijv. begeleide bezoeken) en kiest wie akkoord geeft; jullie altijd. Je ziet het bij Planning → Voorstellen en op je startpagina. Geef per datum aan of het past (bij "past niet" een reden) en klik Doorgeven. De planner past alleen de datum aan die niet past en bevestigt als alles past. Als beheerder kun je altijd zelf bevestigen. Zelf een reeks aan een ouder voorleggen: Planning → Reeks ter akkoord.
• Per kind: komende bezoeken, de bezoeken die geweest zijn met de antwoorden van kind, begeleider, ouder en jeugdbeschermer, en de losse contactmomenten (telefoon, beeldbellen, WhatsApp, logeren). Een contactmoment vastleggen: met wie, hoe ging het (smiley), cijfer, wat opviel.
• Wat het kind invult, zien alleen jullie. In het verslag wordt het samengevat; nooit letterlijk naar ouders.
• Wat zagen wij erna? Bij een bezoek dat geweest is (en bij een los contactmoment) schrijf je met deze knop een rapportage over wat je daarna zag. Kies een of meer stemmingen (rustig, blij, onrustig, verdrietig, boos, teruggetrokken) en schrijf erbij wat er gebeurde. Waren er meer kinderen bij het bezoek, dan schrijf je per kind een eigen rapportage; na opslaan gaat de app door naar het volgende kind. Viel er niets op, klik dan op Niets opgevallen. Het is een gewone rapportage met dezelfde zichtbaarheid. Bovenaan het overzicht zie je per bezoeker hoe vaak welke stemming voorkwam.
• Herinnering de dag erna: de dag na een bezoek krijgt het team per kind de taak "Viel je iets op na het bezoek?". Die gaat vanzelf dicht als je de rapportage schrijft. Zet de herinnering uit bij de bezoekafspraak als je hem niet wilt.
• Deze rapportages komen niet vanzelf in het verslag. Bij Verslag staan ze apart; vink aan wat samengevat mee mag.
• Verslag: kies een periode. Je ziet de aantallen (gepland, doorgegaan, afgezegd door wie), de gemiddelde smileys en cijfers per rol en een lijn over de tijd. "Concept maken (AI)" schrijft het bezoek- en oudercontactverslag in vaste kopjes; jij leest na en bewaart het bij Documenten (zichtbaar voor jeugdbeschermer en/of ouder zoals jij aanvinkt), als pdf of als csv. Heb je bij de bezoekafspraak "elk kwartaal" gekozen, dan komt er na afloop van het kwartaal vanzelf een taak.
• Tabblad "Wat is dit?" legt per rol uit waarom dit centraal bij het kind gebeurt; handig om aan een jeugdbeschermer of bezoekbegeleider te laten lezen.

Gesprekken #

• Transcript uitwerken (sinds 5.122): een transcript uit Plaud of de mail opent met Klaar om het verslag te maken. Kijk of soort, kinderen en aanwezigen kloppen (bij een MDO staat de gedragswetenschapper al aangevinkt) en klik Maak verslag. De AI kent de namen en rollen uit het dossier; vul daarom bij elk kind jeugdbeschermer, instantie, netwerk, school en gedragswetenschapper in. Actiepunten komen uit één lijst aan het eind; met Opnieuw uit verslag schoon je een te lange lijst op.
• Filters: soort, kind, zoeken en (via Meer filters) periode, in het dossier gezet, gedeeld en open actiepunten. Naar dossier zet het verslag als rapportage in het dossier (Dossier → Rapportages); het gesprek blijft hier ook staan. Is een mail per abuis als transcript binnengekomen, klik dan Geen transcript: de mail gaat terug naar het Postvak (sinds 5.120).
• Voor kindgesprekken, MDO, evaluaties, schoolgesprekken, gesprekken met de jeugdbeschermer, coaching en intervisie.
• Plak het transcript uit Plaud (of deel het vanuit de Plaud-app naar de Inbox), kies het type en het kind en laat de AI een verslag maken. Lees het na en pas aan; jij blijft verantwoordelijk voor de inhoud.
• Per mail: deel het transcript vanuit Plaud naar het Postvak met een onderwerp dat begint met "Gesprek" of "Transcript". Kies bij delen bij voorkeur TXT (Word werkt ook). Komt er een gesprek binnen met de melding dat het bestand niet leesbaar was, plak de tekst dan zelf in het gesprek.
• Bij opslaan met een verslag wordt het transcript standaard verwijderd (dataminimalisatie). "Bewaar als concept" houdt het transcript nog even.
• Actiepunten uit een gesprek zet je met één klik om in taken of afspraken.

Overdracht #

• Periode-overdracht voor het team (vóór of na het weekend, week, twee weken): de app vat rapportages, incidenten, medicatie en verloopdatums samen; jij vult aan.
• Logeeroverdracht voor wie het kind tijdelijk verzorgt: een leeslink zonder account, geldig tot twee dagen na het logeren. Mails bevatten nooit inhoud, alleen de link.

Incidenten #

• Meld een incident met ernst, betrokkenen en wat er is gedaan. Bij "ernstig" wordt automatisch de taak "Veiligheidsplan evalueren" voorgesteld.
• Open incidenten staan op het dashboard tot ze zijn afgehandeld.

Evaluaties en zorgplan #

• Een afgeronde evaluatie opent als leesbaar verslag. Bij elk kopje staat ✏️ Bewerken om alleen dat stuk aan te passen; lege kopjes staan samen op één regel. Alles bewerken opent het volledige invulscherm (sinds 5.120).
• Het zorgplan (plan van aanpak) heeft doelen; bij elke rapportage kun je de voortgang op een doel bijhouden.
• Een evaluatie bouw je op uit rapportages, incidenten en gesprekken van de periode. Ondertekening door ouders en voogd gaat via hun portaal.

Afspraken en huisregels #

• Het afsprakenregister (afspraken met het kind, doelen, huisregels) is voor het team en kan gedeeld worden met ouders en voogd.
• Waarschuwingen en opvolging worden hier vastgelegd, zodat iedereen hetzelfde verhaal vertelt.

Verloopdatums #

• Beschikkingen, VOG's, ID-bewijzen, machtigingen: registreer de einddatum en het aantal weken vooraf dat je een herinnering wilt. De herinnering komt per mail en in de app.

E-mail en delen #

• Mails uit de app bevatten nooit dossierinhoud: alleen een onderwerp, een korte intro en een knop naar het portaal. Zo blijft inhoud binnen de beveiligde omgeving.
• Beheer → Organisatie → "E-mail verzenden": vul hier de SMTP-gegevens van jullie eigen mailadres in, zodat mails van jullie eigen domein komen. Test met "Testmail".

Postvak #

Het Postvak is de gedeelde mailbox van het gezinshuis. Alle mail die op het gedeelde adres binnenkomt, verschijnt hier, gekoppeld aan het contact en het kind.

• Open: gesprekken die nog aandacht nodig hebben. Klik een gesprek open om de berichten te lezen. Zet het op "Afgehandeld" als het klaar is, of op "Spam".
• Nog te koppelen: mail van een adres dat de app niet kent. Kies bij welk contact het hoort; het adres wordt dan als extra e-mailadres bij dat contact bewaard, zodat de volgende mail vanzelf goed terechtkomt.
• Wie ziet wat: je ziet alleen gesprekken over kinderen waarvoor je toegang hebt. Bij een kind waar je niet bij mag, zie je alleen het onderwerp en hoe lang het al wacht. Een beheerder kan iemand uitsluiten van of toevoegen aan een gesprek. De gedragswetenschapper ziet alleen wat een beheerder met hem of haar deelt (uitnodigt).
• Waarschuw betrokken medewerker(s): stuurt een melding naar de betrokkenen; die verdwijnt als het gesprek is afgehandeld.
• Antwoorden: klik in een mailwisseling op "Antwoorden". Je kiest wie het krijgt (standaard alleen de laatste afzender; "Allen" stuurt naar iedereen in het gesprek), voegt zo nodig cc of een ander e-mailadres toe en schrijft je bericht. Een standaardantwoord is een beginpunt: lees en pas het aan. De ontvanger ziet jouw naam; antwoorden komen binnen op het gedeelde adres en horen weer bij deze mailwisseling. Let op: de ontvanger kan ook de rest van het gesprek zien als je het vorige bericht eronder laat plaatsen; de app doet dat alleen als alle ontvangers het bericht al hadden.
• Bijlage uit de app: bij Antwoorden of Nieuw gesprek klik je op 📂 Uit de app. Je kiest een evaluatie of document uit het dossier, een gespreksverslag (wordt een pdf) of een document uit de Documentenmap. Je ziet alleen stukken van de kinderen die bij de mail horen. Bij een stuk uit het dossier vraagt de app of iedere ontvanger het mag zien.
• Filter per kind: kies boven de lijst een kind, of "zonder kind", om alleen die mail te zien.
• Nieuw gesprek: knop bovenaan. Kies het kind of de kinderen (bijvoorbeeld alle vier uit één gezin), de ontvanger en het onderwerp.
• Meerdere kinderen: een mailwisseling kan bij meer kinderen horen ("Wijzigen" bij Kinderen, beheerder of postvakbeheerder).
• Uitnodigen: via "Collega's & toegang" nodigt een beheerder of postvakbeheerder iemand uit, bijvoorbeeld de gedragswetenschapper. Die krijgt een melding en ziet de hele mailwisseling; intrekken kan ook.
• Externen: iemand zonder account kun je een mail sturen via "Ander e-mailadres". Het adres wordt onthouden voor antwoorden en voor een eventueel nieuw gesprek, maar nooit automatisch aan een andere mailwisseling gekoppeld.
• Gedragswetenschapper (of een collega) doet gewoon mee: nodig diegene uit voor de mailwisseling. Of die de mail in de app ziet, per e-mail ontvangt of beide, stel je één keer in bij Beheer → Gebruikers ("Postvak: hoe lees je mee?"). Wie e-mail leest, krijgt de mailwisseling tot nu toe en elk nieuw bericht in de eigen mailbox, zonder bijlagen. Antwoordt diegene alleen aan het Postvak-adres, dan is het een interne notitie. Zet diegene ook een ouder, voogd of kind in Aan of Cc (met het Postvak-adres erbij), dan is het een gewoon bericht in de mailwisseling dat iedereen met toegang ziet. Een mail die zich als collega voordoet maar die de mailserver niet kan bevestigen, wordt als gewoon inkomend bericht getoond met de waarschuwing "afzender niet bevestigd".
• Antwoorden vanuit Outlook: antwoord je vanuit je eigen mailprogramma op een mail die al in het Postvak staat, dan zet de app dat antwoord vanzelf bij de juiste mailwisseling ("Verstuurd vanuit eigen mailprogramma") en zet het gesprek op "wacht op antwoord". Dat geldt voor alle postvakken. Nieuwe mails die je in Outlook begint, komen niet in het Postvak. Aan/uit bij Instellingen.
• Afwezigheidsbericht (knop 🌴 bovenaan): per postvak in de app aan te zetten, met van/tot-datum en eigen tekst. Wie mailt, krijgt het één keer per 4 dagen (instelbaar); nooit naar collega's, nieuwsbrieven, no-reply-adressen, spam of automatische mail. Alleen de vaste tekst, nooit iets uit de mail of over een kind. Hoofdpostvak: postvakbeheerder; persoonlijk postvak: de eigenaar.
• Verzonden mail: komt als kopie in de map Sent van de mailbox. Spam wordt na 30 dagen (instelbaar) automatisch gewist, de prullenbak na 30 dagen.
• Pak op / toewijzen: laat zien wie het afhandelt. Interne notitie: tekst voor collega's die nooit wordt verstuurd.
• Verwijderen (beheerder of postvakbeheerder): eerst naar de Prullenbak, daar 30 dagen terug te zetten. "Definitief verwijderen" wist alles, ook bijlagen en de kopie in de mailbox, en kan niet ongedaan worden gemaakt. Losse berichten verwijderen kan niet.
• Standaardantwoorden beheer je met de knop bovenaan; invulvelden: {voornaam}, {kindnaam}, {medewerker}, {organisatie}.
• Instellingen (alleen beheerders): de gegevens van de mailbox, het versturen (SMTP), de handtekening (met knoppen voor organisatievelden), spam-termijn, de map voor verzonden mail, de geplande taak met pad en stappen, en wie postvakbeheerder is.

Documentenmap #

• Beheer → 🗂️ Documentenmap: jullie documenten online, in dezelfde mappen als op de computer. De submappen worden de rubrieken (tabbladen); filter op voor wie (ouders, jeugdbeschermer, kind, extern, intern) of zoek. Bovenaan: Zo werkt de Documentenmap (mappenindeling, herkende namen, versie in Word, lege mappenstructuur downloaden) en hoeveel van de 15 informatiedocumenten gekoppeld zijn.
• Map uploaden: kies de hoofdmap (bijv. "Documentstructuur"). Je ziet eerst per bestand: nieuw, nieuwe versie, verplaatst of ongewijzigd. Pas na "opslaan" gaat het naar de app. Dezelfde map opnieuw uploaden kan altijd: alleen wat nieuw of gewijzigd is, gaat mee. Mappen die met _ beginnen (bijv. "_vorige versies") en tijdelijke Word-bestanden (~$) worden overgeslagen.
• Informatiedocumenten (huisregels, bezoekbeleid, AV, privacy …) herkent de app aan de naam (of je kiest het in het overzicht); die komen dan ook in Mijn documenten, de intake en (met 🌐) op de website, met de versie uit Word. Het overzicht bovenaan toont per informatiedocument ✓ (gelijk, met versie en 🌐), ⇢ (staat in de map maar is nog niet doorgezet: klik doorzetten) of ✗ (ontbreekt). Beheer → Organisatie en Beheer → Website tonen welke versie er nu staat. Met 🌐 zet de beheerder algemene voorwaarden, privacyverklaring, klachtenprocedure, huisregels of bezoekbeleid op de website (gelijk aan Beheer → Website).
• Voor één kind: kies "Alleen bij …"; dan zien alleen de ouders, jeugdbeschermer en het kind zelf van dat kind het document. Wat vroeger bij Gedeelde bestanden stond, staat in de map Gedeelde bestanden.
• Protocollen: upload je een Word-protocol dat afwijkt van de app, dan zet je met één klik het protocol in de app gelijk (Word is de bron).
• Formulieren (zorgovereenkomst, plaatsingsafspraken, toestemming, plan van aanpak, evaluatie, signaleringsplan) maak en onderteken je in de app: de app is de bron. De Word-versie staat bij uploaden uit; vink aan om hem als archief te bewaren (nooit zichtbaar in het portaal).
• Per document: Bewerken (voor wie, map, titel, archief, verwijderen) en Versies (eerdere versies openen; de laatste 5 met bestand). Ouders, jeugdbeschermer en kind zien wat voor hen is aangevinkt onder Mijn documenten. Uploaden: beheerder en medewerker met recht Documenten.

Beheer #

• Organisatie eerst invullen: naam, adres, telefoon, e-mail, website, KvK, de namen van de gezinshuisouders, de gedragswetenschapper (naam, organisatie, telefoon — komt op het dashboard en in de telefoonlijst), privacy- en voorwaardenlink en de uitleg bij "toestemming uitreizen". Alles wat leeg blijft, blijft leeg in mails, formulieren en PDF's.
• Kinderen, gebruikers (rollen en rechten), organisatiegegevens en huisstijl, formulieren, protocollen, Siri-apparaten, arrangementen en tarieven.
• Veiligheid & back-up: tweestapsverificatie, versleutelde dagelijkse back-up (bewaar het back-upwachtwoord in jullie wachtwoordmanager), de serverkaart en Update installeren (kies het productpakket, de app doet de rest; terugzetten kan).
  • Server-veiligheid (bovenaan): de app controleert elke 6 uur of de PHP-versie van je hosting een bekend lek heeft (bij php.net) en of de app-bestanden nog precies zijn zoals geleverd. Groen = in orde, oranje = let op, rood = actie nodig (je krijgt dan een melding in de app; GezinsIQ ziet het ook en neemt zo nodig contact op). Een bestand dat jij of je hosting bewust hebt aangepast, keur je goed met Is goed. Met het noodslot sluit je de app af voor iedereen behalve de IP-adressen die je opgeeft; het kan ook automatisch aangaan bij rood. Ging het vanzelf aan om alleen een PHP-lek, dan gaat het na de PHP-update van je hosting ook vanzelf weer uit; bij onbekende bestanden of als je het zelf aanzette, zet jij het weer uit. Kom je er zelf niet meer in, haal dan in het bestandsbeheer van je hosting het blok SN-NOODSLOT bovenaan .htaccess weg.
• Voogdwissel (Beheer → Kinderen): "Nu overdragen" koppelt de nieuwe jeugdbeschermer en vraagt om herbevestiging van de afspraken; beide voogden krijgen een mail. "Aankondigen (warme overdracht)" stuurt die mails alvast vooruit, met een verwachte wisseldatum en eventueel vroege leestoegang; je krijgt een taak voor de wisseldatum en doet dan "Nu overdragen".
• Intake & Matching: aanmeldingen van de website en eigen aanmeldingen, met de vaste matchingsprocedure. Bij een websiteaanmelding zie je wat de aanmelder wil: eerst bellen (met het beste moment) of direct informatie aanleveren. In de kaart Vóór de matching: Telefonisch overleg vastleggen (een verslag), Informatie uitvragen (de aanmelder krijgt een beveiligde link, 21 dagen geldig, om de voorgeschiedenis en andere onderwerpen in te vullen en documenten te uploaden; de aanmelding staat dan op "informatie gevraagd" en na 5 dagen zonder reactie krijg je een taak om een herinnering te sturen) en Afwijzen. Afwijzen kan ook direct vanuit de lijst: kies een of meer redenen, de app maakt daar een vriendelijk bericht van dat je kunt aanvullen; er gaat niets uit zonder je klik. Bij Verslaglegging kun je een Plaud-transcript plakken of uit de Inbox van Gesprekken kiezen en er met Verslag maken (AI) een concept van laten maken; het transcript wordt niet bewaard.
• Import / Export: kinderen, netwerk en zorgverleners importeren uit een Excel-sjabloon, eerdere rapportages uit een CSV, de bibliotheek met formulieren en protocollen, VECOZO-import en CBS-export.

RI&E #

• Kwaliteit → RI&E: start de RI&E van dit jaar (eventueel met de toelichtingen van vorige keer). Per punt: Voldoet / Deels / Voldoet niet / N.v.t. en een toelichting. Welke punten verplicht zijn, hangt af van het aantal kinderen en hun leeftijd; bovenaan zie je wat nog openstaat.
• Verbeterpunt invullen met wie en vóór wanneer → het komt in Taken.
• Klaar? Schrijf de conclusie en klik Vaststellen. Wijzigen daarna kan in een nieuwe versie. PDF voor de audit.
• Externe toets (eens per 3 jaar): Externe toetser uitnodigen → persoonlijke link per mail of gekopieerd. De toetser ziet alleen deze RI&E zonder kindgegevens, schrijft bevindingen, voegt een rapport toe en ondertekent. Jij krijgt een melding.
• Werkdruk (punt 16–21): iedereen van het team krijgt op het dashboard vul je werkdrukvragen in (6 vragen, 1–5). Eigen antwoorden zie jij en de beheerder; de rest ziet alleen het gemiddelde zonder namen.
• Veiligheidscontroles (rookmelders, vluchtroutes, verbanddoos, blusmiddelen, ontruiming — eigen controles toevoegen kan): wat aan de beurt is, staat in Taken. Afvinken in Taken of bij RI&E → Veiligheidscontroles; datum en naam komen in de historie.

Risicoprofiel per kind #

• Dossier → kind → 🧭 Risicoprofiel → Risicoprofiel opstellen. Per onderwerp (weglopen, agressie, zelfbeschadiging, middelen, online, seksuele ontwikkeling, water, brand, vervoer, contact met ouders, medisch, geheime plaatsing) laag / midden / hoog / n.v.t., met signalen, maatregel en wie.
• Een gezinshuisouder of de gedragswetenschapper (alleen voor haar eigen kinderen) stelt het vast; de ander kan mede-ondertekenen. Vul Evalueren op in, dan komt er een herinnering bij Verloopdatums. Opnieuw beoordelen = Nieuwe versie.
• Niet zichtbaar voor ouders, kind of jeugdbeschermer. In de RI&E van het huis staat alleen hoeveel kinderen een midden of hoog risico hebben.

Wat mag een collega? #

• Beheer → Gebruikers → Bewerken → blok Wat mag …?: kies een profiel (Volledig, Stagiair / invalkracht, Gedragswetenschapper of een eigen profiel) en zet eventueel losse onderdelen aan of uit. Standaard mag iedereen wat zijn rol altijd mocht.
• Wat uit staat, zie je niet in het menu en de app weigert het ook. Een gedragswetenschapper krijgt nooit declaraties of tarieven; kostenplan bewerken kan per persoon aan.
• Accountmenu → Wat mag ik? laat iedere collega zien wat voor hem of haar is ingesteld.

Bibliotheek #

• Set toevoegen: kies een bibliotheekbestand van een ander gezinshuis of een set die met het pakket meekomt (bijv. "GezinsIQ basisteksten": algemene voorwaarden, huisregels, inleiding zorgovereenkomst; "GezinsIQ basisprotocollen"). Je vinkt per onderdeel aan wat je overneemt; wat al bestaat wordt niet dubbel toegevoegd. Teksten met invulvelden als [Naam gezinshuis] pas je daarna aan bij Beheer → Formulieren. Teksten die jullie al hebben worden niet vervangen; alleen een beheerder kan dat bewust aanvinken.
• Vergrendelen: als alles is ingericht, kan een beheerder het toevoegen van sets vergrendelen (onderaan "Set toevoegen"). Dan kan niemand per ongeluk een voorbeeldset over jullie eigen teksten heen zetten; bewerken blijft gewoon mogelijk. Ontgrendelen kan op dezelfde plek.
• Exporteren: kies per formulier, tekst en protocol wat meegaat. Neutraal exporteren vervangt de woorden uit de lijst (vooraf gevuld met jullie organisatiegegevens, teamleden, kinderen en netwerk) door invulvelden en haalt telefoonnummers, e-mailadressen en IBAN's weg; de controle onderaan laat zien of er nog iets overblijft. Lees het bestand toch altijd nog één keer na voordat je het deelt. Exporteren mét eigen gegevens is voor een reservekopie van jullie eigen set.

Dossierstatus #

Per kind wat er in het dossier nog ontbreekt: basisgegevens, plaatsing, betrokkenen, zorgplan, veiligheid, formulieren en CBS-velden. Klik op een open punt om het aan te vullen. De badge in het dossier van het kind opent dit scherm. Dit scherm zit in het basispakket.

Kwaliteit #

• Verbeterregister: alles waarvan jullie leren op één plek. Maak een verbeterpunt vanuit een incident (knop "Verbeterpunt"), een klacht ("Leerpunt vastleggen"), feedback van kind of ouders, of los. Vul probleem, oorzaak (blijf bij de werkwijze, niet bij personen) en actie in; met iemand en een deadline staat het automatisch in Taken. Zet bij afronden het resultaat erbij: dat is jullie bewijs voor jaarplan en audit.
• Incidenten per jaar: kies een jaar; print het overzicht voor het jaarplan of de auditor. Het blok "Wat hebben we ervan geleerd" vult zich uit het verbeterregister.
• Dossierstatus: hetzelfde overzicht als het scherm Dossierstatus (zie hierboven), hier als tabblad.
• Leefklimaat: meet (standaard eens per jaar) hoe de kinderen het wonen ervaren. Klik op Nieuwe ronde: per kind kies je de lijst (vanaf 8 jaar of de lijst voor jonge kinderen) en hoe het gaat. Een kind met een account vult het zelf in op zijn startscherm. Met een jong kind loop je de vragen samen door: je leest voor en het kind kiest nee, een beetje of ja. Kies wie dat doet; die krijgt een taak met de knop Nu invullen met het kind. Je ziet per lijst twee schalen: open klimaat (steun en veiligheid, hoger is beter) en gesloten klimaat (onrust, angst en ruzie, lager is beter), de rapportcijfers en de vergelijking met de vorige keer. De antwoorden per kind ziet alleen de gedragswetenschapper en wie de lijst met het kind invulde. Als alles binnen is, krijgt de gedragswetenschapper een taak om de uitkomsten te bespreken. Met Vragen bekijken pas je de vragen aan voor een volgende ronde; de frequentie stel je in naast de knop.
• Datalekken: leg elk datalek vast, ook als melden niet nodig is. Binnen 72 uur beslis je of je het meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens (er staat een taak klaar); bij hoog risico informeer je ook de betrokkenen. Leg de beslissing en de reden vast.
• Protocollen-review: geef elk protocol een eigenaar en een reviewdatum (beheerder). Lees het protocol jaarlijks na en klik "Beoordeeld". Komt de datum dichtbij, dan zie je het op het dashboard.
• Standaardprotocollen bijwerken: komt er een nieuwe Word-versie van de standaardprotocollen mee met een update, dan zie je bij Protocollen een melding. Met "Bekijken en bijwerken" zet je ze gelijk; zichtbaarheid en reviewdatum blijven staan.
• Waarschuwingslijst: bij Telefoonnummers druk je de waarschuwingslijst bij calamiteiten af om op te hangen. Pas eerst de nummers aan in de app, dan klopt de afdruk ook.
• Feedback: zet halfjaarlijks de vragenlijst klaar bij Formulieren (toewijzen aan kind of ouder; invullen in het portaal). Bespreek de uitkomst en maak zo nodig een verbeterpunt. De lijsten komen mee met het pakket (Bibliotheek → "GezinsIQ feedbackvragenlijsten").
• Vergewisplicht: bij elk teamlid (Beheer → Gebruikers) leg je vast wanneer en hoe je hebt gecontroleerd dat iemand geschikt is. Bewijsstukken blijven in het personeelsdossier.
• Veiligheidsmaatregelen: bij het vaststellen van een veiligheidsplan vul je het kopje "Veiligheidsmaatregelen" in — meestal "nee". Bij "ja": welke maatregel, op welke grondslag, wie het beoordeelde en wanneer de herbeoordeling is.

Privacy: vuistregels #

• Schrijf feitelijk en respectvol; het kind en de ouders kunnen (delen van) het dossier inzien.
• Deel alleen wat nodig is, met wie het nodig heeft. Gebruik leeslinks in plaats van bijlagen.
• BSN vul je alleen in de app in; het verlaat de browser niet en staat nooit in exports of mails.
• Meld een datalek direct bij de beheerder; die handelt volgens het protocol.

Eerdere evaluaties uit een ander systeem inlezen #

• Ga naar Evaluaties, kies het kind en klik bij "Eerdere evaluaties uit een ander systeem" op Inlezen uit pdf.
• Kies waar de evaluatie vandaan komt (bijvoorbeeld Mextra) en selecteer een of meer pdf's. De datum van de evaluatie wordt, als die in de tekst staat, alvast ingevuld; controleer die even.
• Het bestand komt bij Documenten in het dossier en in de lijst bij Evaluaties. Staat er leesbare tekst in, dan kun je die bekijken en doorzoeken. Een scan wordt niet gelezen, dan blijft alleen het bestand.
• Ingelezen evaluaties worden niet automatisch gedeeld met ouders of voogd.

Huishouden #

• Voor wie: het hele gezin (eigen kinderen, geplaatste kinderen, eventueel vervangers). Het staat los van het dossier. In de app zie jij het, plus wie op dat moment dienst heeft (die kan beoordelen en afvinken namens).
• Gezin: zet iedereen erin met een plaatje, een kleur en een pincode van 4 tot 6 cijfers.
  • Een medecontroleur mag de taken van anderen goed- of afkeuren, maar niet de eigen.
  • Zet jezelf erin als ouder: dan kun je op het gezinsscherm of je telefoon alles beoordelen, aanvragen goedkeuren en afvinken namens een kind.
  • Bij "Eigen link" staan de link en de QR-code voor de eigen telefoon.
• Vast ritme (Gezin → Wijzigen): sport, clubs, therapie met dagen en tijden. Botst een taak met een tijd daarmee, dan slaat de app dat gezinslid over (bij "om de beurt" is de volgende aan de beurt).
• Boodschappen & prikbord: iedereen zet boodschappen op de lijst; jullie vinken af en delen de lijst via WhatsApp, mail of kopiëren. Op het prikbord staan korte huisberichten (7 dagen, of vastgezet). Geen zorginformatie op het prikbord.
• Beloning (Instellingen): kies geen beloning (alleen taken organiseren), credits sparen of een bedrag per taak. Een beloning hoort bij de taak. Zakgeld staat daar los van.
• Taken: een plaatje (kies uit de rij of typ er een), een naam, eventueel een tijd van–tot, credits of een bedrag (afhankelijk van je keuze), en een instructiekaart (één stap per regel, eventueel met een foto). Kies de dagen en wie: iedereen, of om de beurt. "Tijdelijk uit" is voor bijvoorbeeld de vakantie.
• Afvinken: het kind tikt op het gezinsscherm of de eigen telefoon op "Klaar ✓". Een afgekeurde taak kan opnieuw.
• Beoordelen: per dag "Alles akkoord", of per taak "Niet goed" met een reden die het kind ziet.
• Sparen & beloningen (bij credits):
  • Maak beloningen voor eigen spaargeld (bioscoopbon, cadeautje) en voor de gezinspot (uit eten, dierentuin, pretpark).
  • Kinderen wisselen in als ze genoeg hebben; jij keurt goed (eventueel met een datum) of wijst af met een reden.
  • De groepsbonus en de credits die kinderen zelf inleggen, gaan in de gezinspot.
• Maand & uitbetalen (bij een bedrag per taak): per persoon goedgekeurd, niet goed, gemist en het totaal, met het maximum. Klik op "Uitbetaald" als je het hebt gegeven.
• Zakgeld ter info (Instellingen): bij Gezin zie je wie zakgeld krijgt, hoeveel en wie het betaalt. Bij een geplaatst kind koppel je het gezinslid aan het dossier en komt het uit het kostenplan. Alleen jullie zien dit.
• Gezinsscherm (Instellingen): de link en QR-code voor een tablet in huis.