Waarom een ECD in de jeugdzorg geen luxe is

Wie in de jeugdzorg werkt, schrijft veel op. Rapportages, afspraken, incidenten, evaluaties, handtekeningen. Als dat verspreid staat over mappen, mailboxen en schriftjes, kost dat elke week tijd. Soms kost het ook meer dan tijd. Daarom is een ECD in de jeugdzorg geen luxe, maar gewoon gereedschap voor het werk.

ECD staat voor elektronisch cliëntdossier. Het is de plek waar alles over een kind of jongere bij elkaar staat. Wil je eerst de basis lezen? Dan helpt wat is een ECD je verder.

Een dossier is een wettelijke plicht, geen keuze

Je moet in de jeugdhulp een dossier bijhouden. Dat dossier moet je bewaren: de bewaartermijn in de Jeugdwet is 20 jaar. Kijk voor de precieze regels bij je gemeente of brancheorganisatie. Voor één kind is dat een lange tijd. In die tijd vertrekken collega's, verhuizen kinderen en wisselen jeugdbeschermers. Wat nu in iemands eigen map staat, is dan niet meer te vinden.

Wat er misgaat zonder ECD

De problemen zijn bijna altijd dezelfde:

• Een rapportage staat in een Word-bestand op één laptop.
• De afspraak met de jeugdbeschermer staat alleen in een mail.
• Niemand weet zeker welke versie van het plan de laatste is.
• Voor een evaluatie zoek je een avond lang door oude documenten.
• Iedereen met toegang tot de map ziet alle kinderen, ook die hij niet nodig heeft.

Het zijn geen grote rampen. Maar bij elkaar kosten ze veel energie, en ze maken het werk onveiliger dan nodig.

Wat een ECD je oplevert

Eén plek, één versie

Rapportages, plannen, afspraken en documenten horen bij het kind en staan op één plek. Op een tijdlijn zie je wat er gebeurde: rapportages, incidenten, gesprekken en evaluaties op één lijn. Dat scheelt zoeken, en het scheelt overtypen.

Wie mag wat zien

In een goed ECD bepaal je wie bij welk kind mag. Een collega ziet alleen de kinderen waar hij bij betrokken is. Ouders en jeugdbeschermer zien wat jij met hen deelt. Een toegangslog laat zien wie een dossier heeft bekeken. Dat past bij de AVG en bij de privacy van het kind. Meer daarover lees je op de pagina over privacy en beveiliging.

Overdracht die klopt

Een vervanger of invaller heeft niets aan een verhaal uit je hoofd. Met een ECD maak je met één klik een overdracht met medicatie, afspraken en belangrijke nummers. Je hoeft niets uit te zoeken.

Voorbereid op de audit

Gemeenten, de inspectie en een keurmerk willen kunnen zien wat je doet. Als je werk in een dossier staat, hoef je dat niet achteraf te reconstrueren. Je hebt het bij de hand.

Het is niet alleen voor grote organisaties

Veel ECD's zijn gemaakt voor grote instellingen. Ze zijn zwaar, duur en vragen een heel implementatietraject. Voor een gezinshuis of een kleine zorgorganisatie voelt dat als schieten met een kanon. Dat is een reden dat veel kleine aanbieders blijven werken met Word en Excel.

Maar kleinschalig werken vraagt juist om iets simpels. Je wilt snel rapporteren, op je telefoon, en niet na tienen 's avonds nog achter de laptop zitten. Een ECD dat past bij kleinschalige jeugdhulp is licht, werkt op elk apparaat en kost een vast bedrag per maand.

Wat kost het dan?

Dat valt mee. GezinsIQ kost € 149 per maand (excl. btw) voor 5 plaatsen en 5 teamaccounts. Een jaar kost € 1.639, dus één maand is gratis. Ouders, jeugdbeschermer en kind hebben gratis een eigen portaalaccount. Reken dat af tegen de uren die je nu kwijt bent aan zoeken, overtypen en mailen, en je ziet dat een ECD jeugdzorg zichzelf al snel terugverdient in rust.

Waar begin je?

Begin klein. Kies de dingen waar je nu het meeste last van hebt, bijvoorbeeld rapporteren en de overdracht. Laat je team dat een paar weken doen, en breid daarna uit. Zie ook hoe je een ECD kiest.

GezinsIQ is gemaakt in een werkend gezinshuis, door gezinshuisouders die het zelf elke dag gebruiken. Je probeert het 14 dagen gratis. Bekijk de prijzen en kijk of het bij je past.