ECD kiezen voor kleinschalige jeugdzorg: een praktische checklist
Een ECD kiezen als gezinshuis of kleine jeugdzorgaanbieder? Met deze checklist stel je de juiste vragen over hosting, export, prijs per plaats, proefperiode, support, AVG en overstappen.
Een ECD kiezen is voor een kleine jeugdzorgaanbieder een grote stap. Je zit er jaren aan vast, je hele dossier gaat erin, en je team werkt er elke dag mee. Toch heb je vaak geen ICT-afdeling die de keuze voor je voorbereidt. Deze checklist helpt je de goede vragen te stellen aan elke leverancier, ook aan ons. Hij is bedoeld voor gezinshuizen, kleinschalige woonvormen, logeerhuizen en ambulante hulpverleners.
Begin bij jezelf
Voordat je leveranciers belt, is het goed om op een rij te zetten wat je nodig hebt. Een paar vragen om met je team te bespreken:
- Hoeveel kinderen of cliënten heb je, en hoeveel teamleden werken in het dossier?
- Waar en wanneer rapporteren jullie? Achter een computer, of vooral op de telefoon?
- Wie moet er meelezen: ouders, jeugdbeschermer, het kind, een gedragswetenschapper?
- Wat kost nu de meeste tijd? Rapporteren, plannen bijwerken, afspraken plannen, mail?
- Welke verplichtingen heb je: meldcode, vergewisplicht, CBS-levering, een keurmerk?
- Wat is je budget per maand, en wat mag een eenmalige start kosten?
Met die antwoorden kun je per leverancier beoordelen of het past. Wat een ECD in het algemeen is, lees je op de pagina wat is een ECD.
Checklist: vragen bij het ECD kiezen
1. Past het bij de omvang van je organisatie?
Een ECD voor grote instellingen kan veel, maar vraagt vaak ook veel: inrichting, training, een beheerder. Voor een kleine aanbieder is het belangrijker dat het systeem direct bruikbaar is.
Vraag:
- Hoe lang duurt het voordat we echt kunnen werken?
- Is er een handleiding die we zelf kunnen volgen?
- Zijn er standaardformulieren, protocollen en teksten om mee te beginnen?
2. Hoe werkt het op een telefoon?
In de jeugdzorg werk je vaak niet achter een bureau. Vraag of je kunt rapporteren, het dossier kunt inzien en een overdracht kunt maken op je telefoon. Probeer het zelf, met je eigen telefoon.
3. Waar staan de gegevens?
Dossiers van kinderen zijn bijzonder gevoelig. Vraag:
- In welk land staan de servers?
- Deelt mijn organisatie een database met andere klanten, of heb ik een eigen omgeving?
- Hoe vaak worden back-ups gemaakt, zijn ze versleuteld, en wordt het terugzetten getest?
- Kan ik het ECD ook op mijn eigen hosting laten draaien, en wat betekent dat voor de verantwoordelijkheid?
4. Is er een verwerkersovereenkomst?
Als een leverancier persoonsgegevens voor jou verwerkt, hoort daar onder de AVG een verwerkersovereenkomst bij. Vraag of die er is, of je hem vooraf kunt lezen, en wanneer je hem tekent. Liefst vóórdat je met echte gegevens gaat werken, ook in een proef. Meer hierover lees je op de pagina over privacy en beveiliging.
5. Hoe zijn de toegangsrechten geregeld?
Vraag of je per medewerker kunt instellen welke kinderen hij ziet, en of financiële gegevens apart af te schermen zijn. Vraag ook of er een toegangslog is: wie heeft wanneer welk dossier bekeken? En of tweestapsverificatie verplicht is.
6. Wat kost het echt?
Prijzen van ECD's zijn lastig te vergelijken. Vraag naar alles:
- Prijs per plaats of per gebruiker. Wat zit er in het basisbedrag, en wat kost een extra plaats of een extra medewerker?
- Portaalaccounts. Betaal je voor accounts van ouders, jeugdbeschermer of kind?
- Eenmalige kosten. Installatie, inrichting, import, training.
- Modules. Wat zit in het basispakket en wat is een betaalde uitbreiding? Let vooral op onderdelen die verplicht zijn, zoals een incidentenregister.
- Btw. Zijn de prijzen inclusief of exclusief btw? Software valt meestal niet onder de btw-vrijstelling voor zorg. Bespreek dit met je accountant.
- Prijsstijgingen. Hoe vaak, hoeveel, en hoe word je ervan op de hoogte gesteld?
- Bijkomende kosten. Bijvoorbeeld voor AI-functies, sms of opslag.
Reken het uit voor jouw situatie, en ook voor de situatie over twee jaar.
7. Kun je het eerst proberen?
Een demo laat zien wat een systeem kan. Een proef laat zien of het bij je past. Vraag:
- Hoe lang duurt de proef, en kost die iets?
- Werk ik met mijn eigen gegevens in mijn eigen omgeving, of met voorbeeldgegevens?
- Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik na de proef stop?
8. Hoe gaat het met support?
Als er iets misgaat met je dossier, wil je snel hulp. Vraag:
- Wie help je bij een storing, en hoe bereik je die?
- Wat zit er in de prijs, en wat kost extra hulp?
- Hoe worden updates geïnstalleerd, en kun je terug naar een vorige versie als er iets misgaat?
9. Kun je overstappen naar het ECD?
Als je nu met Word, Excel of een ander systeem werkt, wil je je bestaande dossiers meenemen. Vraag:
- Hoe importeer ik kinderen, netwerk en zorgverleners?
- Kan ik oude rapportages meenemen, en in welk formaat?
- Wat doe ik zelf, en wat doet de leverancier? Wat kost dat?
10. Kun je er ook weer uit?
Dit is de vraag die het vaakst wordt vergeten. Een ECD kiezen is ook kiezen hoe je later weer weg kunt. Vraag:
- Kan ik per kind een volledig dossier exporteren, als pdf en in een bestand dat een ander systeem kan lezen?
- Hoe lang heb ik na het opzeggen om alles te exporteren?
- Hoe en wanneer worden mijn gegevens daarna verwijderd, en krijg ik daar een bevestiging van?
- Wat is de opzegtermijn, en hoe zit het met een jaarcontract?
11. Past het bij de regels in de jeugdzorg?
Voor de jeugdzorg gelden eigen eisen, zoals de bewaartermijn van 20 jaar uit de Jeugdwet, de meldcode en de verantwoording aan de gemeente. Vraag hoe het ECD daarmee omgaat. Een uitgebreidere uitleg staat op de pagina ECD in de jeugdzorg.
Tips voor de vergelijking
- Maak een eigen lijstje. Zet de vragen hierboven in een tabel en vul hem per leverancier in.
- Laat je team meekijken. Wie elke dag rapporteert, ziet snel of iets werkt.
- Test met een echte week. Rapporteer een week lang in de proef. Dan merk je wat het scheelt, en wat het kost.
- Vraag het aan collega's. Andere aanbieders van jouw grootte weten vaak goed wat wel en niet werkt.
- Lees de voorwaarden. Vooral over opzeggen, prijsverhogingen en wat er met je gegevens gebeurt.
Hoe GezinsIQ deze vragen beantwoordt
Omdat dit onze eigen site is, sluiten we af met hoe GezinsIQ op deze checklist scoort. Zo kun je ons vergelijken met andere ECD's.
- Hosting: in Nederland, met een eigen database per gezinshuis. Eigen hosting kan ook; server, beveiliging en back-ups liggen dan bij jou.
- Prijs: € 149 per maand (excl. btw) voor 5 plaatsen en 5 teamaccounts, of € 1.639 per jaar. Een extra plaats kost € 15 per maand. Portaalaccounts voor ouders, jeugdbeschermer en kind zijn gratis. Eenmalig betaal je € 595 voor de installatie, inclusief twee uur uitleg aan je team.
- Uitbreidingen: Kwaliteit (€ 29 per maand nu) en Postvak (€ 29 per maand). Wat wettelijk verplicht is of de veiligheid van kinderen raakt, zit in Basis.
- AI: met een eigen sleutel; het verbruik betaal je zelf en zit niet in de prijs.
- Proef: 14 dagen gratis, in je eigen omgeving, met je eigen gegevens. De verwerkersovereenkomst teken je bij de start.
- Overstappen: via een Excel-sjabloon voor kinderen, netwerk en zorgverleners; eerdere rapportages lees je in als CSV.
- Stoppen: per kind een volledig dossier als pdf en exportbestand. Na het einde heb je 14 dagen voor de export, daarna verwijderen we alles en krijg je een bevestiging.
Wil je dit uitrekenen voor jouw aantal kinderen en teamleden? Bekijk de prijzen.