Wat is een ECD? Het elektronisch cliëntdossier uitgelegd

6 min lezen

Een ECD is het digitale dossier van een cliënt: alles over de zorg op één plek, voor de mensen die het mogen zien. Wat staat erin, waarom is het belangrijk en wat is het verschil met losse documenten?

Delen WhatsApp LinkedIn Facebook Mail

Een ECD is een elektronisch cliëntdossier: het digitale dossier van iemand die zorg of hulp krijgt. In de jeugdzorg is die cliënt een kind of jongere. Alles wat je over de zorg vastlegt, staat in een ECD bij elkaar: rapportages, plannen, afspraken, incidenten, documenten en de mensen rond het kind. En alleen wie dat mag, kan het lezen.

Op deze pagina lees je wat een ECD precies is, wat erin hoort, waarom het ertoe doet en wat het verschil is met een map vol Word-bestanden en Excel-lijstjes.

Wat is een ECD precies?

Je kunt een ECD zien als de digitale versie van de dossiermap die vroeger in de kast stond. Maar dan met een paar belangrijke verschillen:

Eén dossier per cliënt. Alles over één kind staat bij dat kind, niet verspreid over mappen, mailboxen en telefoons.
Toegang per persoon. Je bepaalt wie wat mag zien. Een collega die niet bij een kind betrokken is, hoeft het dossier van dat kind niet te kunnen openen.
Alles op tijd vastgelegd. Een ECD laat zien wat er wanneer is gebeurd en wie het heeft vastgelegd.
Overal bereikbaar. Een goed ECD werkt in de browser en op je telefoon, zodat je niet aan één computer vastzit.

Het woord "elektronisch patiëntendossier" (EPD) kom je ook tegen. Dat wordt vooral in ziekenhuizen en bij huisartsen gebruikt. In de jeugdzorg, de gehandicaptenzorg en de ggz spreek je meestal van een ECD, omdat het om cliënten gaat en niet om patiënten.

Wat staat er in een elektronisch cliëntdossier?

Wat er precies in een ECD hoort, hangt af van het soort zorg. In de jeugdzorg kom je in elk geval deze onderdelen tegen:

Basisgegevens en betrokkenen

Naam, geboortedatum, school, huisarts, en de mensen rond het kind: ouders, voogd of jeugdbeschermer, zorgverleners, familie. Ook belangrijke telefoonnummers horen hierbij, zoals die van de crisisdienst.

Rapportages

Het dagelijkse verslag van hoe het gaat. Wat gebeurde er, hoe reageerde het kind, wat viel op. Rapportages zijn de basis voor bijna alles wat daarna komt: evaluaties, gesprekken met ouders en het MDO.

Plannen en afspraken

Het zorgplan of plan van aanpak, met doelen per leefgebied. Daarnaast afspraken over veiligheid, leefbaarheid en huisregels, en de evaluaties waarin je terugkijkt of de doelen gehaald zijn.

Registers

Incidenten, de stappen uit de meldcode, toestemmingen en medicatie. Dit zijn de dingen die je moet kunnen laten zien als de gemeente, de inspectie of een keurmerk erom vraagt.

Documenten en verslagen

Beschikkingen, verslagen van gesprekken, brieven en formulieren. In een ECD hangen die aan het kind, en niet in een losse map op een gedeelde schijf.

Waarom is een ECD belangrijk?

Een dossier bijhouden doe je niet voor jezelf. Je doet het voor het kind, voor de mensen die met je samenwerken, en omdat het moet. Een ECD helpt bij alle drie.

Voor het kind. Een goed dossier vertelt het verhaal van een kind. Wat werkte, wat niet, welke afspraken er zijn gemaakt en waarom. Als een kind later wil weten wat er in zijn jeugd is gebeurd, is dat dossier vaak de enige bron. Daarom moet het compleet zijn en lang bewaard blijven.

Voor de samenwerking. In de jeugdzorg werk je bijna nooit alleen. Er is een jeugdbeschermer, een gedragswetenschapper, school, soms een therapeut, en er zijn ouders. Als iedereen dezelfde informatie heeft, praat je over het kind in plaats van over wie wat wanneer heeft gemaild.

Voor de verantwoording. Als zorgaanbieder moet je kunnen laten zien wat je doet. Aan de gemeente die de zorg betaalt, aan de inspectie, en als je een keurmerk hebt, aan de auditor. Met een ECD heb je die informatie bij de hand, zonder dat je alles op het laatste moment bij elkaar moet zoeken.

Voor de privacy. Gegevens over kinderen in de jeugdzorg zijn gevoelig. De AVG vraagt dat je ze goed beveiligt en dat alleen de juiste mensen erbij kunnen. Dat lukt veel beter in een systeem met toegangsrechten dan in een gedeelde map. Meer daarover lees je op de pagina over privacy en beveiliging.

ECD of losse documenten?

Veel kleine zorgaanbieders beginnen met Word en Excel. Een rapportage in een Word-bestand, een lijstje met afspraken in Excel, mail met de jeugdbeschermer in je eigen inbox. Dat is logisch: het is vertrouwd en het kost niets extra. Maar na een tijdje lopen de meeste mensen tegen dezelfde dingen aan.

Waar losse documenten wringen

Zoeken. Stond die afspraak over het bezoek in een mail, in een verslag of in het plan? Met losse bestanden zoek je op meerdere plekken.
Versies. Welk plan is het laatste? Wie heeft het getekend? Met losse bestanden heb je al snel "plan-definitief-2.docx".
Toegang. In een gedeelde map of gedeelde mailbox kan vaak iedereen alles zien. Ook over kinderen waar een collega niets mee te maken heeft.
Overdracht. Als iemand ziek is of vertrekt, staat een deel van de informatie in zijn eigen inbox of op zijn eigen laptop.
Bewaren. Een jeugdhulpdossier moet je lang bewaren; de Jeugdwet noemt een bewaartermijn van 20 jaar. Een map op een laptop of een usb-stick is daar niet op gemaakt.
Dubbel werk. Wat je in een rapportage schrijft, typ je later opnieuw over in een evaluatie of een verslag voor het MDO.

Wat een ECD anders doet

In een ECD hangt alles aan het kind. Een rapportage, een incident, een afspraak en een gesprek staan op één tijdlijn. Je zoekt op één plek. Je ziet welke versie van het plan geldt en wie heeft getekend. En je bepaalt per persoon wat die mag zien.

Een goed ECD doet daarnaast iets wat losse documenten nooit kunnen: het ene leidt tot het andere. Een actiepunt uit een gesprek wordt een taak. Een evaluatiedatum wordt een afspraak. De evaluatie zelf bouw je op uit de rapportages die er al zijn. Zo hoef je minder over te typen.

Dat wil niet zeggen dat Word en Excel waardeloos zijn. Voor een brief of een begroting zijn ze prima. Maar als dossier voor een kind schieten ze tekort zodra er meer mensen meelezen, meer kinderen zijn of iemand anders het werk moet overnemen.

Wie gebruikt een ECD?

Grote zorginstellingen werken al lang met een ECD. Maar ook kleine aanbieders hebben er steeds vaker een: gezinshuizen, kleinschalige woonvormen, logeerhuizen en ambulante hulpverleners. Voor hen gelden dezelfde regels over dossiervorming, privacy en bewaren. Alleen hebben ze vaak geen eigen ICT-afdeling of applicatiebeheerder.

Een ECD voor een kleine aanbieder moet daarom vooral eenvoudig zijn. Snel te leren, werkbaar op je telefoon, en zonder functies die alleen een grote organisatie nodig heeft. Waar je op moet letten, lees je op de pagina ECD kiezen. Werk je in de jeugdzorg, kijk dan ook bij ECD in de jeugdzorg.

Waar let je op bij een ECD?

Een paar vragen helpen je om te zien of een ECD bij je past:

Kun je er op je telefoon mee werken, ook onderweg?
Kun je per persoon instellen wat die mag zien?
Kunnen ouders, de jeugdbeschermer en het kind meelezen met wat jij deelt, zonder dat jij alles moet mailen?
Waar staan de gegevens, en wie heeft er toegang toe?
Kun je alles exporteren als je wilt stoppen of overstappen?
Hoe lang worden dossiers bewaard, en hoe worden ze vernietigd?

Het antwoord op die vragen zegt meer over een ECD dan een lange lijst met functies.

Een ECD voor kleinschalige jeugdhulp

GezinsIQ is een ECD en portaal voor gezinshuizen en kleinschalige jeugdhulp. André en Willeanne Kager bouwden het in hun eigen gezinshuis in Nispen, en gebruiken het daar elke dag. Rapporteren, het dossier, plannen, afspraken en een portaal voor ouders, jeugdbeschermer en kind staan bij elkaar, gehost in Nederland en met een eigen omgeving per gezinshuis. Je kunt het 14 dagen gratis proberen. Wil je eerst zien hoe een ECD er in de praktijk uitziet? Bekijk de demo.