Gezinshuisportaal: ouders, jeugdbeschermer en kind veilig laten meelezen
Wat is een gezinshuisportaal, wie krijgt er toegang en wat deel je wel en niet? Over ouders, jeugdbeschermer en kind, digitaal tekenen en privacy.
Een gezinshuisportaal is een beveiligde online omgeving waarin de mensen rond een kind meelezen met wat jij als gezinshuis deelt. Ouders, de jeugdbeschermer en het kind zelf loggen in met een eigen account en zien alleen wat voor hen bedoeld is. Geen losse mails met bijlagen meer, maar één plek waar iedereen dezelfde versie ziet. Op deze pagina lees je wat een gezinshuisportaal is, wie er toegang krijgt, wat je wel en niet deelt en hoe het zit met privacy.
Wat is een gezinshuisportaal?
Een portaal is de buitenkant van je dossier. Binnen in het ECD werk je als team: je rapporteert, maakt plannen en legt incidenten vast. Het portaal is het deel dat je openzet voor mensen buiten het team.
Zonder portaal gaat die communicatie meestal via mail, WhatsApp of papier. Een plan gaat als bijlage naar de jeugdbeschermer, komt terug met opmerkingen, gaat opnieuw rond, wordt geprint, getekend, gescand en weer gemaild. Dat kost tijd, en het is niet veilig: bijlagen staan daarna in allerlei mailboxen, ook als iemand allang niet meer bij het kind betrokken is.
In een gezinshuisportaal staat de informatie op één plek. Jij deelt iets, de ander leest het in het portaal, tekent er digitaal en geeft eventueel een reactie. Het origineel blijft in het dossier.
Een portaal hoort dus bij een ECD. Wat een ECD zelf is, lees je op de pagina wat is een ECD.
Wie krijgt toegang tot het portaal?
Ouders
Ouders blijven in de meeste gevallen betrokken bij het leven van hun kind, ook als het in een gezinshuis woont. Vaak hebben ze nog gezag. Via het portaal lezen ze mee met rapportages die jij deelt, zien ze het plan en de afspraken, vullen ze formulieren en toestemmingen in en tekenen ze digitaal.
Let op: niet elke ouder heeft dezelfde rechten. Soms is er één ouder met gezag, soms zijn er afspraken over wat een ouder wel en niet mag weten. Een goed portaal laat je per ouder en per kind bepalen wie wat ziet.
Jeugdbeschermer of voogd
De jeugdbeschermer of voogd heeft een belangrijke rol in het plan en de evaluaties. Via het portaal leest hij of zij mee met plannen, verslagen en rapportages, tekent mee en kan soms zelf een afspraak voorstellen. Dat scheelt de jeugdbeschermer ook werk: alle informatie over het kind staat op één plek, in plaats van verspreid over mails.
Het kind
Een kind heeft recht om mee te praten over zijn eigen hulp. Een portaal voor het kind ziet er anders uit dan dat voor volwassenen: eenvoudiger, in gewone taal, met de eigen afspraken, het eigen verhaal en een plek om te laten weten hoe het gaat. Een kind ziet alleen wat voor een kind bedoeld is.
Mensen zonder account
Soms wil je de inbreng van iemand die geen vaste rol heeft, zoals school, een therapeut of opa en oma. Daarvoor is een volledig account vaak te veel. Een tijdelijke, persoonlijke link waarmee iemand één ding invult, werkt dan beter. Jij bepaalt hoe lang die link werkt.
Wat deel je wel, en wat niet?
Een gezinshuisportaal werkt alleen als jij de regie houdt. Niet alles wat in het dossier staat, is voor iedereen bedoeld.
Wat je meestal deelt
- het plan van aanpak en de evaluaties;
- afspraken over bezoek, vakanties, school en huisregels;
- rapportages waarvan je vindt dat ouders of de jeugdbeschermer ze moeten lezen;
- verslagen van gesprekken waarbij zij betrokken waren;
- documenten van het gezinshuis, zoals huisregels en bezoekbeleid;
- formulieren en toestemmingen die getekend moeten worden.
Wat je meestal niet deelt
- interne overleggen van het team;
- werkaantekeningen en concepten die nog niet zijn nagelezen;
- informatie over andere kinderen in huis;
- gegevens die een ouder volgens afspraak of uitspraak niet mag zien;
- financiële afspraken met de gemeente, zoals arrangementen en tarieven.
Het uitgangspunt is: per rapportage, per verslag en per document bepaal jij wie het mag lezen. Een portaal dat alles automatisch zichtbaar maakt, is in een gezinshuis niet bruikbaar.
Privacy in een gezinshuisportaal
Een portaal brengt gevoelige informatie naar buiten het team. Dat vraagt om zorg.
Eigen account per persoon. Iedereen logt in met een eigen account. Geen gedeelde wachtwoorden, geen gedeelde mailbox.
Alleen wat gedeeld is. Een portaalgebruiker ziet alleen wat jij met hem of haar hebt gedeeld. Dat moet het systeem afdwingen, niet alleen de goede wil van de gebruikers.
Vastleggen wie wat ziet. Het is verstandig dat een systeem bijhoudt wie welk dossier heeft bekeken. Dan kun je dat ook laten zien als iemand ernaar vraagt.
Tijdelijke links die verlopen. Een link voor iemand zonder account moet een einddatum hebben, en je moet hem kunnen intrekken.
Geen informatie via de mail. Een portaal is juist bedoeld om bijlagen uit de mail te halen. Een mail mag melden dát er iets klaarstaat, maar de inhoud lees je in het portaal.
De AVG geldt voor alles wat je in een portaal deelt. Meer over de regels en wat je van een leverancier mag verwachten, lees je op de pagina over privacy en beveiliging.
Wat levert een gezinshuisportaal op?
- Minder mail en appjes. Afspraken, plannen en documenten staan op één plek.
- Sneller tekenen. Ouders en jeugdbeschermer tekenen digitaal, en je ziet wie nog moet tekenen.
- Iedereen dezelfde versie. Geen discussie meer over welk plan het laatste is.
- Meer betrokkenheid. Ouders die zien hoe het met hun kind gaat, blijven makkelijker betrokken.
- Een stem voor het kind. Het kind ziet zijn eigen afspraken en kan laten weten hoe het gaat.
Waar let je op bij een portaal?
Een paar vragen die je aan een leverancier stelt:
- Kost een portaalaccount voor ouders, jeugdbeschermer of kind extra?
- Kun je per rapportage of document bepalen wie het ziet?
- Is er een apart, eenvoudig portaal voor het kind?
- Kunnen ouders en jeugdbeschermer digitaal tekenen?
- Kunnen mensen zonder account iets invullen via een tijdelijke link?
- Wordt bijgehouden wie wat heeft bekeken?
Het gezinshuisportaal van GezinsIQ
In GezinsIQ is het portaal onderdeel van het dossier. Ouders, jeugdbeschermer en kind hebben gratis een eigen portaalaccount en zien alleen wat jij met hen deelt. Ze lezen mee met gedeelde rapportages, plannen en verslagen, tekenen digitaal (ook een bundel afspraken in één keer) en vullen formulieren in. Het kind heeft een eigen portaal met afspraken in gewone taal, het eigen verhaal en toekomstplan, en wekelijks de vraag "hoe gaat het met mij?". School, therapeut of opa en oma doen mee via een tijdelijke link, zonder account. In het toegangslog staat wie wanneer welk dossier heeft bekeken.
Wil je zien hoe het gezinshuisportaal eruitziet voor een ouder of een kind? In de demo kijk je rond in elke rol, met verzonnen gegevens. Bekijk de demo.