ECD in de jeugdzorg: wat moet het kunnen?

5 min lezen

Een ECD in de jeugdzorg doet meer dan rapportages bewaren. Wat moet een jeugdzorg-ECD kunnen, van dossier per kind en betrokkenen tot bewaartermijn, verantwoording en een portaal voor ouders?

Delen WhatsApp LinkedIn Facebook Mail

Een ECD in de jeugdzorg is meer dan een plek om rapportages te bewaren. Het is het dossier van een kind, maar ook de plek waar je samenwerkt met ouders en de jeugdbeschermer, waar je je verantwoordt aan de gemeente, en waar je laat zien dat je zorgvuldig werkt. Op deze pagina lees je wat een ECD in de jeugdzorg moet kunnen en waar je op let als je er een kiest.

Waarom de jeugdzorg eigen eisen stelt

In de jeugdzorg werk je met kinderen, en bijna altijd met meerdere volwassenen rond dat kind. Ouders hebben vaak nog gezag. Er is een voogd of gezinsvoogd. Er is een gedragswetenschapper, school, soms een therapeut. Ieder heeft een eigen rol, en niet iedereen mag alles weten.

Daarnaast gelden er regels die je in andere sectoren niet altijd tegenkomt: de Jeugdwet, de meldcode, de vergewisplicht, de CBS-levering van beleidsinformatie, en afspraken met gemeenten over toewijzingen en declaraties. Een ECD voor de jeugdzorg moet daar rekening mee houden.

Wat een ECD in de jeugdzorg moet kunnen

Een dossier per kind

De basis is een dossier per kind, met alles wat bij dat kind hoort: basisgegevens, rapportages, het zorgplan, evaluaties, afspraken, incidenten, medicatie en documenten. Het liefst op één tijdlijn, zodat je bij een evaluatie of MDO snel ziet wat er in een periode is gebeurd.

Let op een detail dat in de praktijk veel uitmaakt: rapportages gaan soms over twee kinderen tegelijk. Een ruzie tussen twee kinderen, een uitje met de hele groep. Een goed ECD laat zo'n rapportage in beide dossiers verschijnen, zonder dat je hem twee keer schrijft.

Betrokkenen met eigen rollen

Een kind heeft een netwerk: ouders, voogd, jeugdbeschermer, school, huisarts, familie, zorgverleners. Een ECD in de jeugdzorg legt die betrokkenen per kind vast, met hun rol en contactgegevens. Dat is handig in het dagelijks werk, maar ook nodig voor een overdracht, een crisis of een uitplaatsing.

Plannen, doelen en ondertekening

Het plan van aanpak of zorgplan is het hart van de hulp. Een goed ECD laat je doelen per leefgebied vastleggen, met evaluaties en versies. Ouders en de jeugdbeschermer moeten het plan kunnen lezen en ondertekenen. Digitaal ondertekenen scheelt veel heen-en-weer met papier en scans.

Registers voor veiligheid

In de jeugdzorg leg je meer vast dan alleen hoe het gaat. Denk aan:

een incidentenregister, met de stappen uit de meldcode en een eventuele melding bij Veilig Thuis of de IGJ;
veiligheidsafspraken en een signaleringsplan;
vrijheidsbeperking: of die er is, op welke grond en wanneer de herbeoordeling is;
de vergewisplicht voor je team: VOG, SKJ-registratie, referenties;
verloopdatums van VOG's, beschikkingen en toewijzingen.

Deze onderdelen horen in een jeugdzorg-ECD thuis, en niet in een losse spreadsheet.

Een lange bewaartermijn

Een jeugdhulpdossier moet je lang bewaren. De Jeugdwet noemt een bewaartermijn van 20 jaar. Dat betekent dat je ECD ook moet regelen wat er gebeurt nadat een kind is uitgestroomd: het dossier gaat naar een archief, blijft leesbaar voor wie dat mag, en wordt na de termijn zorgvuldig vernietigd. Twijfel je over de regels in jouw situatie, vraag het dan na bij je gemeente of brancheorganisatie.

Vraag ook hoe je een volledig dossier kunt opvragen. Bij een inzageverzoek van een ouder of een jongere, of bij een overdracht naar een andere aanbieder, wil je met één handeling een compleet dossier kunnen maken.

Verantwoording aan de gemeente

Gemeenten betalen de jeugdhulp en vragen daar verantwoording voor. In de praktijk gaat dat over toewijzingen, declaraties en de halfjaarlijkse CBS-levering Beleidsinformatie Jeugd. Een ECD dat hierbij helpt, scheelt je veel uitzoekwerk. Denk aan:

een overzicht van toewijzingen met looptijd en een seintje voordat ze aflopen;
inzicht in wat je hebt gedeclareerd, wat is toegekend en wat nog openstaat;
de CBS-levering als bestand, in plaats van handmatig invullen.

Vraag bij een leverancier precies hoe die berichten in het systeem komen. Gaat dat automatisch, of zet je zelf een bestand in de app? Dat verschil merk je elke maand.

Een portaal voor ouders en jeugdbeschermer

Steeds meer ECD's in de jeugdzorg hebben een portaal. Daarin lezen ouders en de jeugdbeschermer mee met wat jij deelt: rapportages, plannen, verslagen en documenten. Ze tekenen digitaal en vullen formulieren in. Dat is veiliger dan mail met bijlagen, en iedereen werkt met dezelfde versie.

Belangrijk is dat jij bepaalt wat iemand ziet. Niet alles wat in een dossier staat, is voor ouders bedoeld. Meer daarover lees je op de pagina over het gezinshuisportaal.

Een stem voor het kind

Een kind heeft recht op inspraak in zijn eigen hulp. Een ECD kan dat makkelijker maken: met een eigen portaal voor het kind, afspraken in gewone taal, en een manier om zelf te laten weten hoe het gaat. Zo staat ook het perspectief van het kind in het dossier.

Waar let je op bij een ECD in de jeugdzorg?

Naast de functies zijn er een paar praktische vragen die je bij elke leverancier stelt:

Past het bij de omvang van je organisatie? Een ECD voor grote instellingen heeft vaak veel functies die een kleine aanbieder niet nodig heeft, en een inrichting die tijd kost.
Werkt het op je telefoon? In de jeugdzorg zit je zelden de hele dag achter een bureau.
Hoe zijn de toegangsrechten geregeld? Kun je per medewerker en per kind instellen wat iemand ziet?
Waar staan de gegevens? En is er een verwerkersovereenkomst? Lees ook de pagina over privacy en beveiliging.
Kun je eruit? Een volledige export van elk dossier hoort er gewoon bij.
Wat kost het echt? Vraag naar de prijs per plaats, eenmalige kosten en wat er in het basispakket zit.

Een uitgebreide lijst met vragen vind je op de pagina ECD kiezen.

Kleinschalige jeugdhulp vraagt iets anders

Gezinshuizen, kleine woonvormen, logeerhuizen en ambulante hulpverleners hebben dezelfde verplichtingen als een grote instelling. Maar ze hebben geen applicatiebeheerder, geen ICT-afdeling en vaak geen kantoor. Het ECD moet dan vooral eenvoudig zijn, en het werk lichter maken in plaats van zwaarder.

Dat betekent bijvoorbeeld: rapporteren op je telefoon, een overdracht met één klik, een dashboard dat laat zien wat vandaag aandacht vraagt, en registers die vanzelf meelopen met je werk. Wat wettelijk verplicht is of de veiligheid van kinderen raakt, zou in het basispakket moeten zitten en niet in een duurdere uitbreiding.

Een ECD voor de jeugdzorg, gemaakt in een gezinshuis

GezinsIQ is een ECD voor de jeugdzorg, gemaakt voor gezinshuizen en kleinschalige jeugdhulp. Het dossier per kind, het afsprakenregister, de registers voor incidenten en vergewisplicht, de CBS-export en het portaal voor ouders, jeugdbeschermer en kind zitten in Basis. Dat kost € 149 per maand (excl. btw) voor 5 plaatsen en 5 teamaccounts, en portaalaccounts zijn gratis. Wil je zien welke onderdelen erin zitten? Bekijk alle functies.