Gezinshuis ECD: waarom een gezinshuis een eigen soort dossier nodig heeft

Een gezinshuis is geen instelling met een groepsleiding in diensten, en ook geen gewoon gezin. Het is allebei. Daarom werkt een standaard dossiersysteem vaak slecht en missen vele nuttige functies voor dagelijks gebruik in een gezinshuis. Een gezinshuis ECD moet rekening houden met hoe jij werkt: thuis, met je partner, met kinderen die er echt wonen. Maar vooral met de taken en verantwoordelijkheden die bij jouw beroep als gezinshuisouder en jeugdprofessional en jouw organisatie als gezinshuis passen. Standaard ECD systemen doen dit niet.

Wat is dan het verschil? Zes dingen.

Je werkt niet op een kantoor

In een gezinshuis rapporteer je tussen het koken en het naar bed brengen door. Of in de auto, onderweg van school. Een systeem dat ervan uitgaat dat je achter een bureau zit, past daar niet bij.

Een gezinshuis ECD werkt dus op je telefoon. Je typt, dicteert of spreekt in wat er gebeurde. Typen kan, maar dicteren of inspreken kan ook.

Er is geen dienstwissel, maar wel een overdracht

Wie een weekend weg is, laat de kinderen achter bij een invaller, opa en oma of een collega-gezinshuisouder. Die persoon moet snel weten wat er speelt: medicatie, afspraken, bedtijden, wie je kunt bellen.

Een goed dossier maakt daar met één klik een overdracht van. Voor opa en oma is een aparte logeeroverdracht handig, die alleen toont wat nodig is. Dat is veel veiliger dan een appje met de helft erin.

Elk kind heeft eigen afspraken

In een gezinshuis wonen kinderen van verschillende leeftijden bij elkaar. Eén kind heeft een eigen bedtijd, een ander mag langer op zijn telefoon, een derde heeft een veiligheidsafspraak. Dat leg je het liefst vast per kind, naast de huisregels voor iedereen.

Zo'n afsprakenregister met status, looptijd en evaluatiedatum voorkomt dat afspraken ongemerkt vervagen.

Rapportages gaan vaak over meer dan één kind

Een ruzie aan tafel, een uitje met drie kinderen: je schrijft één keer op wat er gebeurde. Maar het hoort in meerdere dossiers. Een goed gezinshuis ECD zet zo'n rapportage in elk betrokken dossier. Je hoeft het niet te kopiëren, en niemand vergeet het.

Veel mensen rond het kind

Ouders, jeugdbeschermer, school, therapeut, gedragswetenschapper en soms opa en oma. Ieder heeft een andere rol en mag iets anders zien.

• Ouders en jeugdbeschermer lezen mee met wat jij deelt, en ondertekenen digitaal.
• Het kind heeft een eigen portaal, in gewone taal.
• School of therapeut schrijft mee via een tijdelijke link, zonder account.

Zie ook het gezinshuisportaal.

Je bent ook ondernemer

Veel gezinshuisouders zijn zelf de eigenaar. Dan komt er meer bij: declaraties, toewijzingen, verlopende VOG's en BHV-diploma's, het keurmerk, de CBS-levering. Het is handig als dat in hetzelfde systeem zit, zodat je niet vijf programma's naast elkaar hebt.

Waar let je op bij een gezinshuis ECD?

Een korte checklist:

1. Werkt het goed op je telefoon?
2. Kun je rapporteren over meerdere kinderen tegelijk?
3. Is er een overdracht voor invallers en logees?
4. Kunnen ouders, jeugdbeschermer en kind meekijken, zonder dat het je extra geld kost?
5. Bepaal je zelf wie welk kind ziet?
6. Waar staan de gegevens, en heb je een eigen omgeving?
7. Is de prijs vast en duidelijk, ook voor een klein team?

Meer over de keuze lees je in een ECD kiezen.

Zelf gemaakt in een gezinshuis

GezinsIQ is gemaakt door André en Willeanne Kager, in hun eigen gezinshuis in Nispen. Ze gebruiken het daar elke dag. Elke functie is eerst bij hen thuis getest. Dat merk je aan de keuzes: kort rapporteren, op je telefoon, met een portaal voor ouders en kind dat gratis is. De samenhang tussen functies die met elkaar samenwerken.

Elk gezinshuis krijgt een eigen omgeving, gehost in Nederland. Het kost € 149 per maand (excl. btw) voor 5 plaatsen en 5 teamaccounts, dan heb je alles wat je dagelijks nodig hebt en je probeert het 14 dagen gratis.

Benieuwd hoe dat eruitziet in de praktijk? Lees meer op de pagina over het gezinshuis ECD, of vraag een demo aan.